Diesen Monat für Sie entworfen:

Dipl.-Kfm. (univ.) Michael A. Witschel
Steuerberater
Partner
Fachberater für den Heilberufebereich (IFU/ISM gGmbH)
michael.witschel@dr-schauer.de

 


Die meisten Rechnungsschreibungsprogramme bieten die Möglichkeit, eine Liste der gestellten Rechnungen aus dem Programm zu exportieren. Leider wird dieser Option häufig viel zu wenig Beachtung geschenkt.

Denn genau aus diesem Export lassen sich zwei großen Vorteile generieren, die Ihnen Ihr Leben als Unternehmer erheblich erleichtern können!

Die Darstellung Ihrer Buchhaltung per Datenexport aus Ihrem Rechnungsschreibungsprogramm hat zum einen den Vorteil, dass wir Sie bei der Überwachung Ihrer Zahlungseingänge unterstützen können, zum anderen gewisse Richtlinien der DSGVO leichter wahren können.

Doch eines nach dem anderen:

1. Überwachung der Zahlungseingänge

Nehmen wir zur Veranschaulichung einmal an, Sie führen eine Zahnarztpraxis mit (kleinem) Eigenlabor:

Um Ihre Buchhaltung ordnungsgemäß darstellen zu können, genügen im Grunde nun folgende Informationen von Ihnen: Höhe der Einnahme gesamt und der Anteil des Eigenlabors (USt. 7%) bzw. die Information, ob es sich ggf. um eine nicht medizinisch-indizierte Leistung (z.B. Bleaching, Prophylaxeartikel -> USt.19%) handelt.

Durch eine Anpassung der Buchungsweise können wir Ihnen nun dabei helfen zu überprüfen, ob alle von Ihnen gestellten Rechnungen bereits beglichen wurden.

Dabei buchen wir zunächst jede gestellte Rechnung als offene Forderung ein. Im Anschluss daran buchen wir das Bankkonto, eventuelle Kartenzahlungen und Bareinnahmen dagegen. Hat jeder Patient seine Rechnung bezahlt, gleichen sich die gebuchten Forderungen und die gebuchten Einnahmen aus. Bleibt auf der Seite der Forderungen ein Betrag „X“ stehen bedeutet dies im Umkehrschluss, dass nicht alle Rechnungen beglichen wurden und Sie erhalten von uns den entsprechenden Hinweis.

Um nun aber eindeutig jede Forderung der entsprechenden Zahlung zuordnen zu können, brauchen wir neben den eingangs erwähnten noch weitere Informationen, wie z.B. Rechnungsnummer, ggf. Patientenname und Zahlungsweise (Überweisung/Karte/Bar).

Vielleicht denken Sie sich nun „Das steht doch alles auf der Rechnung, wozu brauche ich da extra einen Export?“.

Grundsätzlich haben Sie damit Recht, womit wir jedoch zu Punkt 2 kommen

 

2. Datenschutz/DSGVO

Nutzen Sie Unternehmen online, so können Sie jeden Beleg dort digitalisieren und uns so zur Verarbeitung zur Verfügung stellen. Auf den Ausgangsrechnungen stehen alle steuerlich relevanten Informationen und auch sensible Patientendaten stellen bei uns durch unsere besondere Pflicht zur Verschwiegenheit als Berufsgeheimnisträger datenschutzrechtlich – zumindest lt. aktuellem Stand- kein Problem dar. Kommt es nun jedoch zu einer Betriebsprüfung, kann sich das Blatt schnell wenden, denn dies gilt nicht für Betriebsprüfer. Dieser darf bzw. muss zwar die steuerlichen Parameter der Rechnung sehen können, dies gilt aber genau genommen nicht für personenbezogene Details wie z.B. Diagnose oder Behandlungsmaßnahmen.

Gerade bei der Nutzung von Unternehmen online nimmt man sich durch das Einscannen von Ausgangsrechnungen mit sensiblen Patientendaten also ein Vorteil. Kommt es nämlich zu einer Betriebsprüfung, so können wir bei der DATEV  eine sog. Archiv-DVD mit Belegbild anfordern, auf welcher alle Buchungen und die dazugehörigen Belege digital gespeichert sind. Diese erhält der Betriebsprüfer und kann seiner Arbeit nachgehen, ohne, dass Sie bis dahin selbst Ihre Originalbelege dafür heraussuchen mussten. Bei den durch Sie gestellten Rechnungen genügt dem Prüfer eine Auswertung der gestellten Rechnungen, um diese mit den gebuchten Einnahmen abgleichen zu können; eine gedruckte Rechnung ist hier nicht nötig. (Diese müssten Sie sonst hinsichtlich der sensiblen Daten entsprechend zensieren.)

Befinden sich nun die Ausgangsrechnungen mit sensiblen Patientendaten beleghaft in Unternehmen online, so können wir zur Wahrung des Datenschutzes nicht ohne Weiteres per Archiv-DVD arbeiten.  Das wiederum bedeutet: Es müssen von vornherein alle Eingangsrechnungen im Original herausgesucht und zur Prüfung übergeben werden – ein Aufwand, der durch den Datenexport aus Ihrem Rechnungsprogramm  vermieden werden kann.

 

Fassen wir also noch einmal kurz zusammen:

 

A) Exportierter Datensatz aus Rechnungsprogramm

+ automatischer Übermittlung Ihrer Kontoumsätze

= Unterstützung durch uns bei Ihrer Rechnungsüberwachung möglich

 

B) Exportierter Datensatz aus Rechnungsprogramm

 + alle anderen in Unternehmen online digitalisierte Belege

= Archiv-DVD möglich

 

A +B = Erhebliche Arbeitserleichterung für Sie als Unternehmer

 

Konnten wir Interesse wecken? Dann sprechen Sie uns an!

Gerne unterstützen wir Sie dabei herauszufinden, ob auch Ihre Rechnungssoftware die nötigen Voraussetzungen mitbringt, um einen weiteren Schritt zur papierlosen Buchhaltung zu machen.