Diesen Monat für Sie entworfen:

Sebastian Haidn
Key Account Manager Digitalisierung
Digital Transformation Consultant (IHK)
Sebastian.Haidn @dr-schauer.de

 

 

 

 

Michaela Pollak
Key Account Manager Digitalisierung
Michaela.Pollak @dr-schauer.de

 

 

 

 

Melanie Knöpfle
Bachelor of Arts in Business
Bankkauffrau

 

 

 


Eine aussagekräftige, vollständige und versionierte Verfahrensdokumentation wird seitens der Finanzämter im Rahmen von Betriebsprüfungen zunehmend angefordert. Eine solche Dokumentation wird zur Einhaltung der GoBD (Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung) benötigt. Doch was ist eine Verfahrensdokumentation eigentlich?

Grundsätzlich soll die Verfahrensdokumentation die Zusammenhänge von Prozessen und deren Organisation innerhalb Ihres Unternehmens verständlich und vollständig dokumentieren, sodass sich zum Beispiel die Betriebsprüfung in angemessener Zeit einen Überblick über alle für die Besteuerung relevanten Geschäftsvorfälle verschaffen kann.

Eine Verfahrensdokumentation besteht aus verschiedenen Teilbereichen:
1. Allgemeine Beschreibung der Betriebsabläufe
2. Organisatorische und Technische Rahmenbedingungen
3. Beschreibung interner Kontrollmechanismen

Hierzu zählen unter anderem:
– die Organisation des Unternehmens
– die Mitarbeiter-Tätigkeiten, -Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
– die verschiedenen steuerrelevanten Tätigkeiten
– die verwendete EDV-Umgebung etc.

Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung bietet eine kostenlose Vorlage einer Verfahrensdokumentation an. Das aktuelle Muster ist auf der Website des AWV veröffentlicht:

https://www.awv-net.de/themen/fachergebnisse/musterverfahrensdoku/index.html.

Sicherlich werden Sie sehr schnell erkennen, dass dieses sehr umfangreich, starr und scheinbar kompliziert aufgebaut ist.

Doch das muss nicht so sein: Wir möchten Ihnen gerne anbieten, die Verfahrensdokumentation mit Ihnen gemeinsam zu erstellen und einen echten Mehrwert aus der Erstellung ziehen. Hierbei durchleuchten wir Schritt für Schritt die wesentlichen Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens, wobei alle beteiligten Personen miteinbezogen werden. Für uns ist eine Verfahrensdokumentation mehr als eine reine Dokumentation Ihrer Prozesse. Wir wollen die Gelegenheit nutzen, Ihnen einen neuen Einblick in Ihr Unternehmen zu geben und Türen für neue Ideen zu öffnen. Wir sind Ihre Navigationshilfe bei der Verfahrensdokumentation.

Die strukturierte und systematische Erstellung einer Verfahrensdokumentation bietet zahlreiche Vorteile. Neben einer Durchleuchtung und Hinterfragung bestehender Abläufe („das war schon immer so…“) und der damit einhergehenden Chance zur Optimierung derselben, haben beispielsweise auch neue Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, gewisse Prozesse sofort kennenzulernen. Ebenso können Sie vermeiden, dass Inselwissen in gewissen Abteilungen gebunden ist.
Nicht zu vernachlässigen ist die Reduzierung von Risiken, wie beispielsweise Geldbußen oder weitere finanzielle Risiken wie Hinzuschätzungen durch das Finanzamt.

Nicht zuletzt kann die Verfahrensdokumentation bzw. deren Erstellung auch der Schritt in Richtung Digitalisierung hin zum papierlosen Unternehmen sein: Wenn Sie ein revisionssicheres Archiv (bspw. DATEV-Unternehmen Online) für Ihre Belege oder Dokumente nutzen und eine gültige „Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen“ haben, können Sie unter gewissen Voraussetzungen von einer physischen Aufbewahrung einer Vielzahl von Belegen absehen. Auch hier unterstützen wir Sie bei der Erstellung und Umsetzung der entsprechenden Prozesse.

So oder so sollten Sie im Falle einer Betriebsprüfung immer eine Verfahrensdokumentation vorlegen können. Die Verfahrensdokumentation ist in dem Zusammenhang Ihr Anschnallgurt. Er kann Sie nicht vor einem Unfall bewahren, aber schlimmeres womöglich vermeiden. Lassen Sie uns den Raum für Schätzungen durch das Finanzamt mangels einer solchen Dokumentation verringern.

Fahren Sie angeschnallt, gemeinsam mit Dr. Schauer.