Diesen Monat für Sie entworfen:

Sebastian Haidn
Key Account Manager Digitalisierung
Sebastian.Haidn@dr-schauer.de

 

 

 

„Früher sagte man: die GROßEN schlucken die KLEINEN… Dann: die SCHNELLEN fressen die LANGSAMEN… Aktuell heißt es: die DIGITALEN überholen die ANALOGEN

(Feiler/Krickl)

Seit geraumer Zeit nimmt das Thema Digitalisierung der Buchhaltung bereits an Fahrt auf, ein Ende ist noch lange nicht in Sicht.

Sicherlich sind auch Sie bereits digitaler als Ihnen vielleicht bewusst ist: Sie nutzen zum Beispiel ein Smartphone, erledigen Ihre Bankgeschäfte online, schreiben Ihre Rechnungen am Computer und erhalten solche als Email.

Auch wir als Kanzlei haben in den letzten Jahren viele Prozesse digitalisiert. So erstellen wir E-Bilanzen, erhalten die Bankumsätze unserer Mandanten automatisiert digital übermittelt, rufen geleistete Vorauszahlungen über das Internet ab, übermitteln die Steuererklärung elektronisch an das Finanzamt und vieles mehr.

Wenn Sie sich nun fragen, was das alles mit Ihnen und Ihrem Unternehmen zu tun hat:

Haben Sie schon einmal von einem „Medienbruch“ gehört? Nein? Dann gestatten Sie eine kurze Erklärung: Ein Medienbruch entsteht, wenn innerhalb eines Informationsbeschaffungs- oder Verarbeitungsprozesses Informationen manuell erfasst (z.B. abgetippt) werden müssen. Die Informationen suchende (oder verarbeitende) Person wird dadurch gezwungen, im Verlauf des Prozesses Daten manuell/mehrfach zu erfassen, was Zeit beansprucht und (Tipp-)Fehler produziert. In der Regel wird daher durch einen Medienbruch in der Informationskette der Beschaffungs- oder Verarbeitungsprozess für Daten, Information und Inhalte verlangsamt und auch in seiner Qualität gemindert.

Oder vereinfacht gesagt: jedes Mal, wenn man von digital zu analog wechselt, erhöht sich das Risiko von vielleicht auch kostenintensiven Fehlerquellen bei gleichzeitiger Senkung der Effizienz im Arbeitsablauf.

In diesem Kontext geht der Gesetzgeber sogar noch einen Schritt weiter: Wir alle wissen, dass wir als Unternehmer verpflichtet sind, Originalbelege in der Regel zehn Jahre aufzuheben. Erhalten Sie nun beispielsweise eine Rechnung als PDF-Anhang einer Email, so ist eben dieses PDF der Originalbeleg und unveränderlich digital abzulegen. Drucken Sie es nun aus, so haben Sie – Sie ahnen es- einen Medienbruch vollzogen. Oder – insbesondere aus steuerrechtlicher Sicht – anders formuliert: Die ausgedruckte Rechnung ist NICHT der Originalbeleg, selbst wenn Sie diese zehn Jahre aufheben. Für die Finanzverwaltung entspricht der Ausdruck nicht den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) und kann daher verworfen werden.

Glücklicherweise gibt es mittlerweile eine Vielzahl von Möglichkeiten, derartige Herausforderungen nicht nur zu meistern, sondern mit diversen Vorteilen zu kombinieren. Eine davon möchten wir Ihnen aus eigener Anwendung und Erfahrung empfehlen: DATEV Unternehmen Online

Mit DATEV Unternehmen Online (DUo) möchten wir Ihnen eine Lösung anbieten, welche die Vorzüge des digitalen Wandels GoBD-konform vereint. Mit diesem Programm können Sie den Überblick über Ihr Unternehmen behalten und zum Beispiel:

  • BWAs jederzeit online einsehen
  • Bankgeschäfte tätigen
  • Belege per Schlagwortsuche aufrufen
  • Personalauswertungen abrufen
  • Zahlungsziele überwachen u.v.m.

Unternehmen Online bietet Ihnen die Möglichkeit, die in der GoBD definierten Grundsätze, wie Unveränderbarkeit, Ordnung, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit oder Zeitgerechtigkeit zu erfüllen und bedeutet zusammengefasst:

Mehr Sicherheit: Sämtliche Belege und Dokumente werden in DUo revisionssicher abgelegt und archiviert

Mehr Komfort: Originale bleiben bei Ihnen im Unternehmen: Sie müssen Ihre Pendelordner nie wieder zum Steuerberater fahren; der Steuerberater kann online auf sämtliche Dokumente zugreifen

Mehr Effizienz: Ein Programm – viele Vorteile: Mit DUo können Sie Rechnungen bezahlen, Kontobewegungen prüfen, Belege mit Umsätzen verknüpfen, Belege von Unterwegs an die Kanzlei übermitteln u.v.m.

Wichtig ist, die Digitalisierung der Buchhaltung sollte nicht nur bedeuten, die gescannten Belege an den Steuerberater zu übergeben. Ziel sollte vielmehr die Digitalisierung aller kaufmännischen Prozesse im Unternehmen sein. Dank vieler zusätzlicher Module können Sie so Schritt für Schritt Ihre Prozessabläufe optimieren und die alltägliche Arbeit vereinfachen. Auch mit Hilfe diverser Schnittstellen kann somit der Aufwand für die Vorbereitung der Buchhaltung minimiert werden. Dies bedeutet in der Folge: Sie und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewinnen wieder mehr zeitliche Ressourcen, die dann anderen Bereichen des Unternehmens, oder natürlich auch für Familie, Sport, Freunde, Freizeit etc. zur Verfügung stehen.

Wir sind überzeugt davon, dass der Weg der Digitalisierung der Weg der Zukunft und mit vielen positiven Effekten verbunden ist. Wenn Sie sich nun fragen „Und wie würde das dann für mich aussehen?“ – sprechen Sie uns an. Gerne helfen wir Ihnen bei der Analyse ihrer bisherigen Abläufe, finden so gemeinsam Ihre persönlichen Vorteile von Unternehmen Online und stehen Ihnen ebenso während des gesamten Einrichtungsprozesses wie auch darüber hinaus mit Rat und Tat zu Seite.

In diesem Sinne: Lassen Sie uns gemeinsam auf der digitalen Überholspur bleiben!