Diesen Monat für Sie entworfen:

Dipl.-Kfm. (univ.) Michael A. Witschel
Steuerberater
Partner
Fachberater für den Heilberufebereich (IFU/ISM gGmbH)
Zertifizierter Berater für die Immobilienbesteuerung und Immobilienverwaltung (IFU/ISM gGmbH)
michael.witschel@dr-schauer.de

 


Prüfung Kurzarbeit: Wie Unternehmen sich vorbereiten

Auch wenn noch nicht alles rund läuft: Das Impfprogramm gegen Sars-CoV-2 ist angelaufen. Die Welt hofft auf ein Ende der Pandemie und die Rückkehr zur Normalität.

Doch der Weg ist noch weit. Vor allem der Mittelstand könnte noch lange unter den Folgen des Corona-Schocks leiden.

Die Politik hat zwar keine Kosten gescheut, um Unternehmen und Arbeitsplätze zu erhalten. Gerade die Verlängerung und der vereinfachte Bezug von Kurzarbeitergeld haben sich in der Krise eindrucksvoll bewährt.

Allein im November 2020 waren nach Angaben des Münchner Ifo-Instituts rund 1,98 Millionen Personen in Deutschland in Kurzarbeit. Im April 2020 zählte die Bundesagentur für Arbeit sogar rund sechs Millionen und diese Kräfte stehen Unternehmen im zu erwartenden Aufschwung nach der Krise weiterhin zur Verfügung.

Doch für einige Unternehmen, die die staatliche Unterstützung genutzt haben, kann trotzdem ein dickes Ende drohen. Denn Staatsanwaltschaften, Zoll und die Bundesagentur für Arbeit schicken gerade ihre Prüfer los, um Missbrauch beim Kurzarbeitergeld aufzudecken.

Ihre Trefferquote könnte hoch sein. Denn legt man die Erfahrungswerte der Finanzkrise 2008/2009 zugrunde, müssen derzeit rund 13.000 Arbeitgeber mit Untersuchungen und auch mit strafrechtlichen Konsequenzen rechnen, wie aus diversen Schätzungen vorher geht.

Gerade im Mittelstand seien in der akuten Krise oft verhängnisvolle Fehler gemacht worden, etwa, weil der Arbeitgeber die Kurzarbeit schlicht „angeordnet“ habe, ohne, wie gesetzlich vorgesehen, erst Urlaubs- und Freizeitguthaben aufzubrauchen.

Auf diese Fallstricke haben wir Sie bekanntermaßen wiederholt im vergangenen Jahr hingewiesen, um Sie bestmöglich für solche Situation zu rüsten.
Auch gewisse Mitnahmeeffekte sind immer wieder zu beobachten. Sorgen machen muss sich unter anderem der Geschäftsführer einer mittelständischen IT-Beratung aus Süddeutschland. Aus nachvollziehbaren Gründen will er weder seinen noch den Namen seines Unternehmens in der Presse lesen. Denn als er seine Mitarbeiter im März 2020 in Kurzarbeit geschickt hatte, konnte er sich über zu wenig Arbeit beileibe nicht beschweren. Dennoch beantragte er staatliche Hilfen.

 

Arbeitszeiten falsch dokumentieren – was Mitarbeitern bei einer Prüfung droht

Dieser Ansatz könnte sich als Fehler erweisen. Denn wer die staatliche Hilfe zu Unrecht beantragt hat, muss nicht nur das erhaltene Kurzarbeitergeld zurückzahlen.

Je nach Art und Schwere des Falles drohen auch Geldbußen von bis zu zehn Millionen Euro, Geldstrafen oder sogar Freiheitsstrafen. Im Fokus der Behörden stehen in der Regel die Antragsteller beziehungsweise die Geschäftsleitung der Unternehmen.

Auch die Belegschaft kann hier in den Fokus geraten. Arbeitnehmer, die sich mit der Kurzarbeit einverstanden erklären, obwohl in Wahrheit gar nicht kurzgearbeitet wird, und zum Beispiel Arbeitszeiten falsch dokumentieren, können als sogenannte ‚Gehilfen‘ belangt werden.

In einer solchen Konstellation kann das Entdeckungsrisiko für Arbeitgeber noch einmal steigen: Denn um an entsprechende Informationen zu gelangen, nutzen die Behörden alle Kanäle.

Und damit auch Anzeigen von Arbeitnehmern, die sich zum Beispiel wegen einer Entlassung im Streit mit dem Arbeitgeber befinden. Viele Beschäftigte wollen aber auch einfach ihr Gewissen erleichtern – oder agieren zum eigenen Nutzen.

Denn wer von sich aus einen Missstand in Sachen Kurzarbeitergeld anzeigt, darf zumindest auf eine Strafmilderung in eigener Sache hoffen. Denkbar ist es überdies, dass Gewerkschaften oder Wettbewerber ein Unternehmen anzeigen.

Des Weiteren könnten Rechtsverstöße im Rahmen von Betriebsprüfungen aufkommen. Die Agentur für Arbeit setzt zudem eine spezielle Software ein, die Missbrauchsfälle anhand bestimmter Muster aufdecken kann.

 

Kurzarbeit: Voraussetzungen prüfen und dokumentieren

Unternehmen, die bei einer Prüfung Probleme vermeiden wollen, sollten sich umfassend vorbereiten und sämtliche Voraussetzungen der Kurzarbeit inklusive der Formalia prüfen und dokumentieren. Hierfür verweisen wir nur vorsorglich auf unsere letztjährigen Newsletter in dem Zusammenhang.

Wichtig ist insbesondere, dass alle Anforderungen für eine rechtmäßige Kurzarbeit tatsächlich erfüllt sind beziehungsweise waren. Kernelement ist dabei ein erheblicher und vor allem unvermeidbarer Wegfall von Arbeit.

Hier kann es dann zu Problemen kommen, wenn nicht klar ist, ob der Arbeitsausfall wirklich auf die Pandemie zurückzuführen ist. Denn während etwa bei Friseuren oder Gastronomiebetrieben die Dinge eindeutig sind, müssen Unternehmen, die schon vor der Pandemie Schwierigkeiten hatten, mit unangenehmen Fragen rechnen.

Gleiches gilt für Betriebe wie die beispielhaft erwähnte IT-Beratung aus Süddeutschland, deren Auftragsbücher vor und nach der Kurzarbeit unterschiedslos gefüllt waren.

 

Kurzarbeitergeld zu Unrecht bezogen – was tun?

Steht die Befürchtung im Raum, dass ein Unternehmen zu Unrecht Kurzarbeitergeld bezogen hat, bleibt noch die Möglichkeit zur Schadensbegrenzung. Dafür müssen Unternehmen den Vorgang noch einmal genau aufrollen und analysieren, ob womöglich auch ein Verstoß gegen sozialversicherungs- und steuerrechtliche Vorgaben im Raum steht.

Ist diese Bewertung abgeschlossen, sollte es allerdings schnell gehen. Denn nur eine unverzügliche Korrektur vor der Entdeckung durch die Behörden kann die gewünschte Strafmilderung bewirken oder im besten Fall die Verfolgung an sich verhindern.

Denkbar ist es zum Beispiel, die eigenen Fehler in einer koordinierten Aktion sowohl gegenüber der Agentur für Arbeit als auch gegenüber der Sozialversicherungsbehörde und dem Finanzamt offenzulegen. Wer hingegen trotz der Erkenntnis, dass ihm das Kurzarbeitergeld eigentlich nicht zusteht, weitermacht wie bisher, handelt spätestens ab diesem Zeitpunkt vorsätzlich.

 

Vorbereitung auf die Prüfung

Rechtssichere Dokumentation
Ermittler nehmen bei Untersuchungen vor allem Unterlagen beziehungsweise Daten von Mitarbeitern unter die Lupe – zum Beispiel Arbeitspläne, Stundenzettel, Arbeitsnotizen, E-Mails und Outlook-Termine. Sie sollten erkennbar widerspiegeln, dass Kurzarbeit angeordnet wurde und die Arbeitszeiten eingehalten wurden. Lässt sich hingegen aus den Aufzeichnungen ablesen, dass Arbeitnehmer im Rahmen der Kurzarbeit Überstunden gemacht haben und der Chef das zumindest geduldet hat, sind kritische Rückfragen seitens der Behörden nicht auszuschließen.

Kritische Analyse
Wer Kurzarbeitergeld beantragt, muss nachweisen, dass der Arbeitsausfall unvermeidbar war. Das kann schwierig sein, etwa wenn ein Unternehmen nicht offensichtlich einer von Corona betroffenen Branche angehört. Wer in solchen Konstellationen auf sinkende Auftragseingänge verweist, muss mit Problemen rechnen. Idealerweise sollten auch Stornierungen und andere Faktoren, etwa gesunkene Produktionsmengen, dokumentiert werden.