Diesen Monat für Sie entworfen:

Benedikt Glück
Wirtschaftsingenieur
benedikt.glueck@dr-schauer.de

 

 

Florian Bumberger
Wirtschaftsfachwirt
Bankkaufmann
florian.bumberger@dr-schauer.de

 

Andreas Koller
Master of Science
andreas.koller@dr-schauer.de

 

 


Ordnung ist das halbe Leben – über die heilende Wirkung der bürokratischen Homöopathie
Ordnung ist das halbe Leben! – Diesen Satz haben die meisten von uns als Kind schon gehasst. Doch selten war dieser Satz wichtiger als im modernen unternehmerischen Alltag, in dem jeden Tag eine Flut an Unterlagen und Dokumenten über uns hereinzubrechen droht: Rechnungen, Verträge, Vertragsverlängerungen, Umfragen, Kindergeldantrag, Rentenbescheinigung, Vollmachten, Wahlunterlagen, Kontoauszüge, Steuerunterlagen, Mahnungen, Ankündigungen, E-Mails, Termine,… Wer nur die Hälfte liest und etwas übersieht: Selbst schuld.
Wie konnte es so weit kommen? Hierfür müssen wir ein Stück in der Geschichte zurückblicken, in die Zeit, als in Mesopotamien die Keilschrift, eine der ersten Schriften in der Menschheitsgeschichte, von den Sumerern erfunden wurde. Nicht etwa um Mythen, religiöse Botschaften oder Stammesgeschichten zu verbreiten – sondern für die Verwaltung des Reiches. Die Größe des Reiches sowie die Anzahl an Bewohnern hatten es unmöglich gemacht, alles „im Hirn“ zu speichern (zumal ein solches Vorgehen alles andere als rechts- und betrugssicher wäre). In der Folge erforderten immer größere Reiche und Zusammenschlüsse (sei es freiwillig oder unfreiwillig) menschlicher Gruppierungen immer größere Verwaltungsapparate, die das Zusammenleben regelten – allem voran auch, um die Steuerschuld gegenüber den Herrschern zu erfassen und ordnungsgemäß zu verwalten. In einer komplexer werdenden und zunehmend stärker vernetzten Welt, werden auch die bürokratischen Aufgaben immer dichter – ein Paradoxon in einem heute (scheinbar) liberalisierten Wirtschaftsumfeld. Wenn man jedoch genauer hinsieht, muss ein wachsender Liberalisierungsgrad fast zwangsläufig mit einem erhöhten Verwaltungsaufwand einhergehen, um die einzelnen Wirtschaftsakteure zu kontrollieren bzw. zu schützen. So verwundert es kaum, dass eine aktuelle Studie von Kyocera zu dem Schluss kommt, dass in Deutschlands Büros täglich rund zwei Stunden Arbeitszeit (Anm.: je Angestelltem!) alleine in die Dokumentensuche und -ablage investiert werden ! vgl. 1)
Während in den 70er und 80er Jahren „Bürokratie“ noch Gegenstand zahlreicher Satiren und Komödien war, scheinen wir uns heute unserem Schicksal ergeben zu haben. Das sieht dann zumeist so aus, dass wir Briefe (teilweise) geöffnet in Plastikschubfächern ablegen, Ordner mit der Aufschrift „Formulare divers“ oder „Unterlagen allerlei“ anlegen, und im Computer Ordnerstrukturen schaffen, bei denen uns nur noch die Funktion „Computer durchsuchen“ hilft, bestimmte Dateien wieder zu finden.
Können wir uns wehren? In unserem Beratungsalltag bekommen wir (leider) immer wieder Einblick in die Konsequenzen einer „Bürokratieverweigerung“. Dabei sitzt der Betroffene immer am kürzeren Hebel, da „auf S. 4 des Anschreibens vom 15.04.2018 in Abs. 2, Satz 3“ klar zu lesen war, dass eine Pfändung vollzogen wird, sollten nicht wie „im Anhang II auf S. 17 des vorangegangenen Anschreibens vom 18.03.2018 in Abs. 5, Satz 7 sämtliche auf S. 15 Abs. 2, Satz 2-15“ geforderten Unterlagen im Original bis spätestens zum 25.04.2018 versendet werden. Und wenn „der Karren erst mal im Dreck steckt“ dann nimmt der Formularkrieg erst so richtig Fahrt auf. Einige Beratungsaufträge weiten sich zu regelrechten Formularschlachten aus, die oftmals vermeidbar gewesen wären. Denn die Bürokratie straft jene mit noch mehr Bürokratie die sich der Bürokratie verweigern wollen (und im Zweifel straft Sie sogar mit Gefängnis). Was also hilft? Um der Bürokratie zu entkommen hilft im homöopathischen Sinne nur eines: Bürokratie!
Hier einige einfache, wohldosierte Tipps, bei denen wir Sie auch gerne unterstützen:
• Schaffen Sie einmal ein Ordnungssystem in dem Sie sich (für immer!) zurecht finden.
• Halten Sie sich (vor allem als Bürokratiehasser) jeden Tag 15-60 min. (je nach Unternehmensgröße) für die Bearbeitung von Unterlagen frei und bearbeiten Sie UMGEHEND alle Unterlagen.
• Noch nicht erledigte Unterlagen kommen zur TÄGLICHEN! Durchsicht in ein entsprechendes Fach.
• Alle Unterlagen werden nach Erledigung gekennzeichnet und abgelegt.
• Volle Ordner werden NICHT ÜBERFÜLLT, sondern numerisch gekennzeichnet und mit Datum „archiviert“.
• Legen Sie ein Merkblatt für Fristen und Termine an (z.B. Handyvertrag) und übertragen Sie die Daten in einen Kalender, den Sie TÄGLICH! aktualisieren.
• Legen Sie sich eine Aufgabenliste an, die Sie TÄGLICH! aktualisieren. Sobald die Aufgaben in der Liste stehen, haben Sie diese nicht mehr im Kopf.
• Sollten Sie mental nicht in der Lage sein die vorstehenden Punkte selbst umzusetzen, bezahlen Sie jemanden hierfür.
• Für werdende Bürokratieprofis: Prüfen sie alle bestehenden (und zu diesem Zeitpunkt bereits sauber abgelegten) Unterlagen auf Gültigkeit, Optimierungspotentiale und Aktualisierungsmöglichkeiten (z.B. Stromvertrag).
• Prüfen Sie sämtliche Möglichkeiten für Zuschüsse, Fördermittel oder Steuersparmöglichkeiten auch für Ihre Kunden und unterstützen Sie diese hierbei.
• Für Profis: Überführen Sie Daten und Unterlagen in eine integrierte Finanz- und Unternehmensplanung bzw. einen Soll-IST Abgleich. Übersetzen Sie die Zahlen in Grafiken (z.B. Wachstumsprognose). So wird aus abstrakten Zahlen ein schönes Bild – und ein gutes Gefühl.
• Für Vollprofis: Digitalisieren Sie alles!
Ordnung ist mehr als das halbe Leben. Sie hält Ihnen Ihren Kopf für das „eigentliche“ Leben frei, das gilt vor allem für jene, denen die Ordnungsliebe nicht in die Wiege gelegt wurde. Und falls Sie keine Bürokratie wollen, wird Ihnen wahrscheinlich irgendwann jemand sagen: Selbst schuld.
1) Vgl.: https://www.it-daily.net/analysen/18586-zwei-stunden-suchen-angestellte-taeglich-nach-dokumenten