Diesen Monat für Sie entworfen:

Anja Geigl
Steuerberaterin
Fachberaterin für den Heilberufebereich (IFU/ISM gGmbH)
Zertifizierte Wirtschaftsmediatorin
Associated Partner
anja.geigl@dr-schauer.de

 


Lohnsteuer und Kostenerstattung im Homeoffice

Im Rahmen der Coronapandemie ist die Arbeit im Homeoffice für Arbeitgeber und Arbeitnehmer in den Fokus gerückt und damit auch die Frage nach der Erstattung der daraus entstehenden Kosten. Diese sind jedoch nicht zwingend steuerfrei.

Während die Büros verwaisen, sehen Arbeitnehmer sich mit steigenden Kosten für Telefon, Internet, Bürobedarf und gegebenenfalls auch Kosten für die Ersteinrichtung des Arbeitsplatzes konfrontiert. Regelmäßig gilt: Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Arbeitsmittel unentgeltlich zur Nutzung und ist die private Mitbenutzung ausgeschlossen, liegt kein Arbeitslohn vor.

 

Überlassung von Arbeitsmitteln: unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei

Unerheblich ist hierbei, ob der Arbeitgeber die Arbeitsmittel anschafft und dem Arbeitnehmer zur betrieblichen Nutzung im Homeoffice zur Verfügung stellt oder ob der Arbeitnehmer die Arbeitsmittel selbst anschafft und der Arbeitgeber ihm die Kosten erstattet (steuerfreier Ersatz gem. § 3 Nr. 50 EStG). Wichtig ist nur, dass die Arbeitsmittel regelmäßig

  • im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben und
  • eine private Mitbenutzung durch den Arbeitnehmer ausgeschlossen ist.

Ist hingegen eine private Mitnutzung gegeben, liegt regelmäßig Arbeitslohn vor. Allerdings kann bei der privaten Mitnutzung von betrieblichen Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 45 EStG vorliegen.

 

 

Vertragliche Regelung zur Überlassung von Arbeitsmitteln empfehlenswert

Neben den Grundlagen zur Tätigkeit im Homeoffice, wie zum Beispiel die Anzahl der Tage, Arbeitsplatzausstattung, gegebenenfalls notwendige Sicherungsmaßnahmen für Technik und Informationen, sollten daher regelmäßig auch die Einzelheiten zur Überlassung von Arbeitsmitteln und Kostenerstattungen vertraglich geregelt werden. Neben der damit erreichten Transparenz für Arbeitgeber und Arbeitnehmer dienen diese schriftlichen Vereinbarungen auch dem Nachweis eines gegebenenfalls getroffenen Ausschlusses der privaten Nutzung und der Einordnung bezüglich der Frage nach der Vorlage von Arbeitslohn und Steuerfreiheit. Auch eine pauschale Kostenübernahme sollte hierbei vertraglich fest geregelt werden.

 

 

Erstattung von Telefon- und Internetkosten: unterschiedliche Handhabung

Erstattungen für Telefonkosten sind ohne Einzelnachweis steuerfrei möglich, soweit eine berufliche Veranlassung gegeben ist. Hierbei gilt: Steuerfrei ersetzbar sind Telefonkosten bei beruflicher Veranlassung ohne Einzelnachweis bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrages, aber maximal 20 Euro im Monat.

Auch sogenannte Barzuschüsse für Internetkosten können durch den Arbeitgeber erstattet werden. Diese sind jedoch nicht steuerfrei möglich. Vielmehr kann hierfür die Pauschalbesteuerung in Höhe von 25 Prozent in Anspruch genommen werden. Voraussetzung für die Pauschalbesteuerung der Kostenübernahmen ist, dass der Arbeitnehmer eine Erklärung abgibt, aus welcher die tatsächlichen Kosten ersichtlich sind. Diese Erklärung muss regelmäßig zum Lohnkonto genommen werden.

 

 

Sonstige Kostenerstattungen durch den Arbeitgeber sind steuerpflichtig

Die Übernahme sonstiger Kosten durch den Arbeitgeber ist hingegen regelmäßig Arbeitslohn und damit grundsätzlich steuerpflichtig. Ersetzt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer etwa die Kosten für ein Arbeitszimmer in der Wohnung des Arbeitnehmers, handelt es sich um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn. Ergänzend hierzu steht dem Arbeitnehmer dann aber gegebenenfalls ein Werbungskostenabzug im Rahmen seiner privaten Steuererklärung zu, so zum Beispiel Werbungskosten für ein häusliches Arbeitszimmer.

Mit dem Jahressteuergesetz 2020 wurde die Möglichkeit eingeführt, einen pauschalen Betrag für jeden Tag, an dem die berufliche Betätigung ausschließlich in der häuslichen Wohnung ausgeübt wird, als Werbungskosten abzuziehen. Der Abzug dieser Homeoffice-Pauschale kann unabhängig vom Vorhandensein eines steuerlich berücksichtigungsfähigen häuslichen Arbeitszimmer erfolgen und ist zeitlich auf die Jahre 2020 und 2021 begrenzt. Die Pauschale beträgt für jeden Kalendertag fünf Euro, höchstes 600 Euro im Jahr. Eine steuerfreie Erstattung der Pauschale durch den Arbeitgeber kommt hingegen nicht in Betracht.