Diesen Monat für Sie entworfen:

Sebastian Haidn
Key Account Manager Digitalisierung
Sebastian.Haidn @dr-schauer.de

 

 

 

 

Michaela Pollak
Key Account Manager Digitalisierung
Michaela.Pollak @dr-schauer.de

 

 

 

 

 


»Das Leben gehört dem Lebendigen an, und wer lebt, muss auf Wechsel gefasst sein.«    Johann Wolfgang von Goethe

Sie kennen das: Chaos in Ihrer Buchhaltung, Belege stapeln sich und wollen noch sortiert werden und die Kanzlei hat bereits nachgefragt, wann denn mit den Unterlagen zu rechnen sei? Gefühlt vor Ihnen ein Berg aus lästiger Arbeit und eigentlich tausend andere Dinge die viel schöner wären? Wie wäre es wenn wir Ihnen sagen, dass Sie nun einfach und direkt alles mit dem Handy scannen können? Nicht mehr jeden Monat alles einsortieren, nach Datum ordnen und dann zu uns schleppen oder schicken, sondern einfach mit wenigen Klicks an uns senden….Wäre das nicht easy?

Aufgrund mangelnder Erfahrung schrecken manche Unternehmen vor der digitalen Finanzbuchhaltung nach wie vor zurück. Viele setzen immer noch auf die klassische „alt bewährte“ Finanzbuchhaltung mit Papierbelegen und dem originellen Pendelordner – ein Ordner, der von Ihnen mit für die Buchhaltung relevanten Belegen befüllt und regelmäßig zwischen Ihnen und uns hin und her pendelt. Das System funktioniert zwar nach wie vor, hat jedoch zum Beispiel den Nachteil, dass die Belege zwischenzeitlich nicht im Unternehmen zur Verfügung stehen und wir Auskünfte über wirtschaftliche Daten immer erst mit Verzögerung geben können. Wenn dann auch noch ein Beleg nicht im Ordner seinen Weg zu uns gefunden hat, sondern beispielsweise einsam und vergessen in einer Schublade liegt, beginnt die große Suche.

 

Kennen Sie schon unsere Dr. Schauer App? Nein ?

Dank dieser gehört die große Suche nach diversen Belegen ab sofort der Vergangenheit an!

 

Mit unserer Dr. Schauer App können Sie zukünftig schnell und bequem von unterwegs Ihre Belege an uns weiterleiten, ohne, dass das Original Ihr Haus überhaupt verlassen muss. In wenigen Schritten können Sie hier das Originaldokument fotografieren und direkt per Mail an uns schicken. Neben der Übermittlung der Belege per Email haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, uns Ihre Belege mit der App direkt in Unternehmen Online zur Verfügung zu stellen. Ihre Belege finden somit nicht nur steuerliche Berücksichtigung, sondern sind zugleich noch revisionssicher und leicht wieder auffindbar digital archiviert.

Getreu dem Motto „doppelt hält besser“ freuen wir uns, ab sofort Sie im Doppelpack in Sachen Unternehmen Online  unterstützen zu dürfen

Wir begrüßen zum 15.05.2020 ganz herzlich Frau Michaela Pollak, als Key Account Managerin Digitalisierung die das Team von Herrn Sebastian Haidn, Key Account Manager unterstützen wird!

Schnellere Umsetzung, engere Betreuung, geballte Kompetenz und doppelte Power- seien Sie versichert, dass wir Sie unterstützen werden so gut wir können.

Wir sind überzeugt davon, dass der Weg der Digitalisierung der Weg der Zukunft und mit vielen positiven Effekten verbunden ist. Wenn Sie sich nun fragen „Und wie würde das Ganze dann für mich aussehen?“ – sprechen Sie uns an. Gerne helfen wir Ihnen bei der Analyse Ihrer bisherigen Abläufe, finden so gemeinsam Ihre persönlichen Vorteile von Unternehmen Online und stehen Ihnen ebenso während des gesamten Einrichtungsprozesses wie auch darüber hinaus mit Rat und Tat zu Seite.

 

Diesen Monat für Sie entworfen:

Prof. Dr. Nikolaus Kastenbauer
Steuerberater, Rechtsanwalt, Partner
Fachberater Gesundheitswesen
dr.kastenbauer@dr-schauer.de

 

 


 

Ferien und der damit verbundene Urlaub an nahen und fernen Orten sind für viele Menschen die wohl schönsten Wochen des Jahres – doch so wie es momentan aussieht, zwingt uns das Coronavirus für die kommenden Ostertage und Osterferien diese Zeit vorerst in den eigenen vier Wänden zu verbringen.

Doch sehen Sie das ganze doch mal positiv! Strapazen auf der An – und Abreise, im Hotel schlecht gelauntes Personal, volle Liegen und leere Versprechen – die wohl schönsten Wochen im Jahr können auch ganz schön scheußlich sein.

Wie Sie Ihren Urlaub auch Zuhause auf Balkonien so gestalten können, dass es sich nach „Meer“ anfühlt, verraten wir Ihnen nachfolgend getreu dem Motto – „Tschüss Langeweile – hallo gute Laune“!

 

1) Frühjahrsputz machen und Steuerunterlagen zusammenstellen!

Den Hinweis, etwaige Mehrzeit für das Aufräumen und das Putzen des Eigenheims zu nutzen, können wir uns aufgrund der fortgeschrittenen Zeit der Beschränkungen vermutlich sparen. Wenn nicht, dann ist vielleicht ein Ratschlag aufgrund der glücklicherweise gerade strahlenden Sonne nicht verkehrt: Putzen Sie keine Fensterscheiben bei vollem Sonnenstrahl auf die Scheibe!

Für uns als Ihr Steuerberater bietet sich aber auch eine andere Tätigkeit an, wenn bereits alle Fensterscheiben streifenfreien Durchblick gewähren. Nutzen Sie die Zeit und nehmen Sie sich Ihrer Buchhaltungs- sowie Steuerunterlagen an. Wir sind auch in dieser Phase für Sie da und freuen uns, wenn wir Ihre Buchhaltung zeitgerecht führen und abarbeiten sowie Ihre Steuererklärung fristgerecht erstellen können. Und das bekannte Sprichwort lautet: “Was du heute kannst besorgen – das verschiebe nicht auf morgen!“ Also nichts wie los und auf gut deutsch: ran an den Speck!

Nutzen Sie hierfür auch gerne unsere Einkommensteuer Checkliste auf unserer Homepage unter: https://dr-schauer.com/#toggle-id-68.

Sie werden sehen, es zahlt sich durchaus für Sie aus, die Unterlagen jetzt schon zusammenzustellen und an uns zu übermitteln. Es steigert nicht nur die Vorfreude auf die nächste Freizeitaktivität – wenn Sie nicht mehr an die Frist für die „lästige Steuerabgabe“ denken müssen -, sondern es ergeben sich auch noch weitere bedeutende Vorteile für Sie:

Ihre Vorteile:

– Sie haben eine Betätigung, die sich im wahrsten Sinne auszahlen kann. Mit einer zeitnahen Buchführung können wir Ihnen aktuelle Auswertungen zu Ihrer Liquidität und wirtschaftlichen Situation zur Verfügung stellen, die gerade in aktuellen Zeiten wichtiger denn je sein können.
– Mit einer zeitgerechten Buchhaltung kann der folgende Jahresabschluss und die Steuererklärung zeitnahe erstellt werden, was u.a. zu Steuererstattungen oder auch zu Herabsetzung von Vorauszahlungen führen kann, welche wiederum sich positiv auf Ihre finanzielle Situation auswirken können.
– Und schließlich lassen sich Zeitdruck und Hektik zum Ende der Abgabefristen für beide Seiten vermeiden.

2) Holen Sie sich das Meer nach Hause!

Wer von Ihnen den Osterurlaub am Meer geplant hatte, der wird sicherlich enttäuscht sein. Sie können sich das Meer jedoch ganz einfach nach Hause holen. Sie fragen sich nun bestimmt, wie soll das denn gehen? Na dann mal aufgepasst!

a) Urlaub beginnt im Kopf! Stellen Sie sich vor, Sie haben beim Autofahren den Gang zu schnell kommen lassen, der Motor ist abgewürgt und das Armaturenbrett leuchtet wie ein Christbaum. So abrupt kam auch unser bisheriges Leben zum Stillstand. Doch damit wir den Motor wieder starten können, müssen wir ihn erstmal komplett ausschalten – in diesem Sinne: schalten auch Sie ab!

b) Stellen Sie sich einen Liegestuhl vor Ihren Fernseher

c) Bereiten Sie sich einen leckeren Fruchtcocktail zu und setzen Sie sich Ihre Sonnenbrille auf

e) Schalten Sie auf YouTube passende Meeresrauschen- und Entspannungsvideos ein

f) Entspannen Sie!

g) Sollten Sie Nachwuchs und einen Sandkasten draußen haben, ist das Knirschen unter den Füßen und der Sand zwischen den Zehen nur eine Frage der Zeit

3) Ausflug mit den Kindern durch die eigenen vier Wände
Die gemeinsame Zeit mit der Familie geht oft in der Hektik des Alltags unter und kommt manchmal viel zu kurz. Nun stehen Sie andererseits vielleicht einem Berg von Zeit gegenüber, den Sie vielleicht gefühlt nicht schaffen. Auch hier wäre eine Empfehlung, die aus eigener Erfahrung helfen kann: Erkennen Sie positiven Möglichkeiten, auch wenn negative vordergründig erscheinen. Spielen Sie doch gemeinsam Brettspiele und schauen Sie sich Fotoalben von vergangenen Reisen an!

Diesen Monat für Sie entworfen:

Prof. Dr. Nikolaus Kastenbauer
Steuerberater, Rechtsanwalt, Partner
Fachberater Gesundheitswesen
dr.kastenbauer@dr-schauer.de

 

 


 

Gutscheine im aktuellen Steuerrecht – im wahrsten Sinne des Wortes bieten diese derzeit leider keinen „guten Schein“ für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

 

So recht mag in Berlin wohl noch kein Konsens herrschen, wie man mit welchen Gutscheinen und entsprechenden arbeitsvertraglichen Ausformungen umgehen soll, damit die beinahe sagenumwobenen 44 € als Sachbezug weiterhin steuerfrei bleiben können.

  • 8 Abs. 1 EStG wurden im Rahmen des sog. JStG 2019 zwei neue Sätze angefügt. Dadurch sollen Schwierigkeiten in der Abgrenzung zwischen Geldleistung und Sachbezug ausgeräumt und Rechtssicherheit geschaffen werden.

Doch gut gemeint ist nicht immer gut – wie es so schön heißt. Das bewahrheitet sich zum Leid der Arbeitgeber und Arbeitnehmer nun auch hier. Das gilt insbesondere für die Arbeitgeber, die Karten von Anbietern wie Spendit etc. nutzen. Hier herrscht momentan große Unsicherheit, wie Sie gleich sehen werden.

Hintergrund: Gutscheine sind ein klassisches Gestaltungsinstrument, um „mehr Netto vom Brutto“ zu erzielen, ohne den Arbeitgeber mit zusätzlichen Lohnnebenkosten zu belasten.

Der Schlüssel zur Begünstigung liegt in der Sachbezugseigenschaft des gewährten Vorteils, Geldleistungen hingegen sind stets von der Begünstigung ausgeschlossen.

Rechtslage bis 31.12.2019: Bis dato war für die Abgrenzung zwischen Geld- und Sachleistung der Rechtsgrund des Zuflusses entscheidend. Welche Leistung konnte der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber aufgrund arbeitsvertraglicher Vereinbarung einfordern? Darüber hinaus war auch eine Gehaltsumwandlung unschädlich möglich.

Da hat sich nun der Wind drastisch gedreht!

Rechtslage ab 1.1.2020: Künftig ist die Erfüllungsweise des Arbeitgebers maßgebend. Gehaltsumwandlungen sollen daneben schädlichen Charakter erhalten.

Folgende Vorgehensweisen, die in der Vergangenheit üblich und zulässig waren, sind es daher seit dem Jahreswechsel nicht mehr:

  • zweckgebundene Geldleistungen,
  • nachträgliche Kostenerstattungen,
  • Geldsurrogate,
  • andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten.

Keine Regel ohne Ausnahme: Unter bestimmten Voraussetzungen sollen Einzelfälle wiederum von dieser Regel ausgenommen und als unschädlicher Sachlohn – damit als steuerfreie Sachlohn – klassifiziert werden können.

So sind „Gutscheine und Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG ) erfüllen“ weiterhin als Sachlohn zu werten.

In welchen Fällen das erfüllt ist und ob dafür insbesondere die getätigte Inlandseinschränkung der großen Anbieter (SpenditCard, givve etc.) ausreichend ist, bleibt abzuwarten.

Zusätzlichkeitserfordernis: Schließlich wurde gesetzlich zur 44 €-Grenze ein Zusätzlichkeitserfordernis angefügt. Der gesetzgeberische Wille steht jedoch im Widerspruch zur neueren BFH-Rechtsprechung.

Eine weitere Gesetzesergänzung, welche dieses Zusätzlichkeitserfordernis allgemein regeln sollte, wurde aktuell vom Bundeskabinett im Rahmen der Gesetzgebung wieder herausgenommen.

Es ist nach alledem damit niemanden, auch nicht den Entscheidern momentan in Gänze klar, wie hier weiter zu verfahren ist. Das ist für uns als Ihr Berater, auf den Sie sich verlassen können, eine mehr als nur unbefriedigende Situation. Wir können Ihnen hier schlicht keine verlässliche Auskunft geben – wie auch, wenn der Gesetzgeber es schon nicht weiß.

Nichtsdestotrotz wollen wir Ihnen derzeit vermutlich mögliche Sachbezüge an die Hand geben, damit Sie, sofern Sie Gutscheine als Gehaltsbestandteil nutzen, weiterhin manövrierfähig bleiben können.

Nach aktueller Literatur sollen wohl folgende Gutscheine und Geldkarten die Steuerbefreiungskriterien noch erfüllen:

  • Closed-Loop-Karten
    • B. aufladbare Geschenkkarten für den Einzelhandel: Sie berechtigen Waren/Dienstleistungen vom Aussteller des Gutscheins (z. B. bei einem bestimmten Einzelhändler) zu beziehen.
  • Controlled-Loop-Karten
    • B. Centergutschein, „City-Cards“: Sie berechtigen Waren/Dienstleistungen nicht nur vom Aussteller des Gutscheins zu beziehen, sondern bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen.
  • Beispiele für Sachbezüge
    • „Geldkarten“, die ein Kaufhausbetreiber ausgibt, die bei Einkäufen in allen Geschäften dieses Kaufhauses eingelöst werden können (Shop-in-Shop).
    • Ein einzelner Tankstellenbetreiber gibt eine Karte für seine Tankstelle aus.
    • Shopping-Center, Malls, Outlet-Villages geben Karten aus, die bei Einkäufen eingelöst werden können (shop next to shop).
    • Von einer bestimmten Ladenkette ausgegebene Kundenkarten, mit der in den einzelnen Geschäften der Ladenkette eingekauft werden kann.
    • Bei städtischen Einkaufs- und Dienstleistungsverbünden, sog. City-Karten, wenn sie auf die unmittelbar angrenzenden zweistelligen PLZ-Bezirke begrenzt werden (z. B. City-Card München (PLZ 80 und 81)).
    • limited range (beispielsweise bei Tankkarten) mit der Prämisse „Alles, was das Auto bewegt“. Dies beinhaltet Kraft- und Schmierstoffe sowie Zusatzprodukte (Add Blue etc.), Zubehör (z. B. Scheibenwischer), Fahrzeugwäschen, Reparaturen sowie Mauten und Fähr- und Parkgebühren. Eine grenzüberschreitende Nutzung der Tankkarte ist unschädlich.
    • Kinokarten, die auf den Besuch von Kinos einschließlich der in deren Räumlichkeiten angebotenen Genussmittel begrenzt sind.

Bitte verstehen Sie das als unverbindliche Ideen unsererseits. Wie bereits erwähnt ist es derzeit niemanden möglich, hier rechtssichere Auskunft zu geben. Von vielen Seiten wird daher die Finanzverwaltung dringend gebeten, mit einer entsprechenden Klarstellung in Form eines BMF-Schreibens zu reagieren. Ein solches Schreiben ist angekündigt, steht jedoch noch aus.

Wir halten Sie auf dem Laufenden!

 

Sofern Sie bereits Gutscheinkarten wie Spendit nutzen und zu dem Empfängerkreis einer aktuellen Mitteilung von Spendit gehören, möchten wir die Gelegenheit hiermit nutzen, Ihnen unsere aktuelle Sicht und Einschätzung hierzu auf den Weg zu geben:

Wie Spendit selbst beschrieben hat, gibt es derzeit weder eine verlässliche/einheitliche Ansicht der Finanzverwaltung, noch eine Klarstellung des Gesetzgebers. Spendit gibt nach unserem Dafürhalten mit dem Schreiben einen Handlungsvorschlag aus, um nachvollziehbar insb. mögliche Ansprüche gegen Spendit bestmöglich zu vermeiden. Bisheriges Verkaufsargument ist ja die Steuerkonformität.

Wenn wie von Spendit beschrieben die Sozialversicherungsträger und die Finanzverwaltung informiert werden, erhalten Sie möglicherweise natürlich eine entsprechende Reaktion. Diese Reaktion wäre jedoch derzeit eine persönliche, individuelle Einschätzung des jeweiligen Sachbearbeiters – egal ob positiv oder negativ für den Spendit-Einsatz. Diese Meinung kann – wie von Spendit selbst erwähnt – nicht für alle Sachverhalte bei anderen Einrichtungen gelten. Zudem ist es bislang noch nicht klar, ob Spendit nicht doch weiterhin steuerlich wirksam ist. Dies wird vielmehr mit Hochdruck versucht gewährleistet zu werden.

Vor diesem Hintergrund können wir Ihnen aus unserer Sicht die folgenden Vorgehensweisen vorschlagen:

  1. Wenn Sie wünschen, informieren wir wie von Spendit vorgeschlagen Ihr zuständiges Finanzamt und die relevanten Sozialversicherungsträger. Sofern wir dann eine entsprechende negative Reaktion erhalten sollten, müssen wir natürlich handeln und den Spendit-Betrag unabhängig von einer zukünftigen (vielleicht anderslautenden) Entscheidung bereits jetzt als steuer- und sozialversicherungspflichtig behandeln.

Es empfiehlt sich dann, Zahlungen auf Spendit einzustellen und ggf. auf andere Gutscheine (s.u.) oder Bruttolohnauszahlung umzustellen.

  1. Sie lassen das Vorgehen wie gehabt und wir werden den weiteren Verlauf im Auge behalten. Sollte tatsächlich in den nächsten Monaten eine einheitliche Entscheidung getroffen werden, die Sinn und Zweck von Spendit zunichtemacht, wären die bis dahin gezahlten Beträge ggf. rückwirkend nachzuversteuern und nachzuverbeitragen. Dies hätte eine entsprechende Nachzahlung auch für den Arbeitnehmer zur Folge. Sollte die Entscheidung zugunsten von Spendit getroffen werden (was auf allen Ebenen versucht wird), gibt es hingegen keinen weiteren Handlungsbedarf.
  2. Sie stellen bis zur endgültigen Klärung mit sofortiger Wirkung Zahlungen auf Spendit ein und geben andere Gutscheine aus (s.u.). Etwaige vorangegangene Zahlungen in 2020 wären entsprechend zu korrigieren.
  3. Sie stellen bis zur endgültigen Klärung mit sofortiger Wirkung Zahlungen auf Spendit ein und zahlen den Betrag als Bruttolohn aus. Etwaige vorangegangene Zahlung in 2020 wäre entsprechend zu korrigieren.

Melden Sie sich bei uns, wenn wir Sie hier unterstützen können – jederzeit und sehr gerne!

Diesen Monat für Sie entworfen:

Prof. Dr. Nikolaus Kastenbauer
Steuerberater, Rechtsanwalt, Partner
Fachberater Gesundheitswesen
dr.kastenbauer@dr-schauer.de

 

 


Wenn Sie diese Überschrift lesen, fragen Sie sich sicherlich, „was möchte der Verfasser uns damit sagen“?

Nun, landläufig ist bekannt, dass heilberufliche Leistungen regelmäßig die Möglichkeit eines Vorsteuerabzuges ausschließen, da diese selbst grds. umsatzsteuerfrei sind.

In der heutigen Zeit ist es durchaus üblich (und steuerlich meist ratsam), dass die Praxis in gemieteten Räumen betrieben wird. Jedoch bedarf es in einigen Fällen der räumlich-baulichen Anpassung, da je nach Fachrichtung entsprechende Besonderheiten zu gewährleisten sind, die in „gängigen“ Immobilien regelmäßig noch nicht vorgesehen sind.

Daher können Mieter mit dem Vermieter vereinbaren, dass sie in den angemieteten Räumlichkeiten Ein- und Umbauten („Mietereinbauten“) im eigenen Namen vornehmen lassen. Hierfür werden den Mietern von Bauhandwerkern Rechnungen gestellte, die Umsatzsteuer (für den Mieter Vorsteuer) enthalten.

Der Bundesfinanzhof hat nun aktuell entschieden (Urteil v. 13.11.2019, V R 5/18), dass auch Angehörige der Heilberufe aus diesen Rechnungen einen entsprechenden Vorsteuerabzug haben, wenn sie diese Leistungen an den Vermieter „weiterliefern“.

Was war der Sachverhalt für diese Entscheidung?

Eine Ärzte-GbR mietete von der V-GmbH (Vermieter und Eigentümer) für die Dauer von 15 Jahren Praxisräume für eine augenärztliche Tagesklinik an. Für den Aus- und Umbau der Räume gewährte die V einen Baukostenzuschuss von 500.000 EUR. Es war vereinbart, dass die GbR die bezuschussten Ausbaumaßnahmen bei einem Auszug in den Räumen belässt und dafür keine Entschädigung von der V beanspruchen kann. Die GbR ließ die Ein- und Umbauten im eigenen Namen durch von ihr beauftragte Firmen („Praxenbauer“) durchführen und stellte sie der V mit 500.000 EUR zuzüglich USt (95.000 EUR) in Rechnung.

Die GbR erklärte für 2012 steuerpflichtige Umsätze von 500.000 EUR und machte die ihr von den Praxenbauern in Rechnung gestellte USt (94.900 EUR) als Vorsteuer geltend. Im Übrigen erzielte sie ausschließlich steuerfreie Umsätze aus ärztlicher Tätigkeit (§ 4 Nr. 14 Buchst. a UStG).

Was ist von Ihnen vertraglich/tatsächlich zu beachten, um in ähnlich gelagerten Fällen den Vorsteuerabzug zu erhalten?

Aus Sicht der Umsatzsteuer hat es sich bei der Weitergabe der Mietereinbauten um eine sog. steuerpflichtige Werklieferung zu handeln.

Bei Mietereinbauten liegt in der Weiterlieferung die sofortige Verschaffung der Verfügungsmacht an den Eigentümer (Vermieter), wenn dieser Wert und Substanz der Einbauten erlangt.

Davon ist auszugehen, wenn Sie als Mieter schon bei Beginn des Mietverhältnisses auf Ihr Wegnahmerecht verzichten, indem

  • der Eigentümer Ihnen die Herstellungskosten erstattet oder
  • diese mit dem Mietzins verrechnet werden.

Im oben beschriebenen Sachverhalt sind vor diesem Hintergrund die Einbauten zum wesentlichen Bestandteil des Gebäudes geworden und damit in das Eigentum der V als Vermieterin übergegangen. Außerdem war im Mietvertrag vereinbart, dass die GbR die Einbauten bei einem Auszug entschädigungslos zurücklässt und dass diese mit dem Baukostenzuschuss von 500.000 EUR abgegolten sind.

Der wirtschaftliche Vorteil für V liegt in der Herstellung der Vermietbarkeit der Räume. V war erst nach Vornahme der Einbauten zur vertragsgemäßen Überlassung der Räume in der Lage. Denn sie schuldete vertraglich Räume, die zum Betrieb einer augenärztlichen Tagesklinik geeignet sind.

Exkurs: umsatzsteuerpflichtige (und damit vorsteuerabzugsbegründende) Hilfsumsätze sind neben einer steuerfreien Haupttätigkeit möglich

Das Finanzamt hatte eingewandt, der Praxisausbau habe nicht zur eigentlichen wirtschaftlichen (ärztlichen) Tätigkeit der GbR gehört. Sie sei insoweit nicht nachhaltig unternehmerisch tätig gewesen.

Dieser Gesichtspunkt greift nach höchstrichterlicher Auffassung nicht durch.

In den Rahmen des Unternehmens fallen nicht nur die Grundgeschäfte, die den eigentlichen Gegenstand der geschäftlichen Betätigung bilden, sondern auch die – möglicherweise nur punktuell durchgeführten – Hilfs- und Nebengeschäfte, ohne dass es insoweit auf die nachhaltige Ausführung dieser Geschäfte ankommt. Es genügt ein wirtschaftlicher Zusammenhang mit der Haupttätigkeit. Das gilt auch dann, wenn sich die Haupttätigkeit auf steuerfreie Umsätze bezieht.

Diesen Monat für Sie entworfen:

Prof. Dr. Nikolaus Kastenbauer
Steuerberater, Rechtsanwalt, Partner
Fachberater Gesundheitswesen
dr.kastenbauer@dr-schauer.de

 

 


Ein beinahe besinnliches Sinnbild für das deutsche Steuerrecht: Die Umsatzsteuer beim Christbaumverkauf und die „Steuer-Geschenke“

Die umsatzsteuerliche Behandlung des Christbaumverkaufs steht wie kaum etwas anderes für den steuerlichen „Wahnsinn“, den es in Deutschland zu beherrschen gilt.

Zwei Umsatzsteuersätze sind vermutlich landläufig bekannt: 19% und 7% – für den Christbaum gelten jedoch vier verschiedene! Beim Erwerb eines künstlichen Christbaums wird der Regelsatz von 19% fällig. Sofern Sie den Baum von einem pauschalierenden Forstwirt erstehen, beziehen Sie den natürlichen Christbaum mit 7% Umsatzsteuer. Ansonsten löst dort ein Baum 5,5% Umsatzsteuer aus. Um dem Baum die Krone aufzusetzen greift schließlich ein Steuersatz von 10,7%, wenn er aus einer speziellen Christbaumaufzucht stammt.

Die umsatzsteuerliche Behandlung ist folglich im wahrsten Sinne des Wortes feinverästelt. Je nach Ausgestaltung, sei es die Art des Aufwachsens oder die steuerliche Behandlung des Landwirts, werden wichtige Weichen für die weitere Qualifizierung gestellt. Es zeigt zudem, dass das Steuerrecht in beinahe allen unseren Lebenslagen einen treuen Begleiter darstellt – ob man will oder nicht.

Dennoch lassen wir uns natürlich nicht die Freude am Schenken deswegen vergällen. Unseren Lieben im engen Vertrautenkreis wie auch unseren beruflichen Kollegen und Geschäftspartner bietet die Weihnachtszeit eine besondere Möglichkeit, die Wertschätzung mit Geschenken entsprechend zum Ausdruck zu bringen. Nun raten Sie bitte, wer in diesem Moment des Freudestiftens mit von der Partie sein wird? Natürlich die Steuer.

Die Geschenke unter dem Christbaum im Rahmen der Familie stellen schenkungsteuerpflichtige Zuwendungen dar. Aber der Gesetzgeber hat die Zeichen der Zeit erkannt und diese als sogenannte übliche Gelegenheitsgeschenke steuerfrei gestellt.

Die Geschenke an die Belegschaft stellen lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn dar. Doch auch hier hat der Gesetzgeber – vielleicht im Sinne der Weihnachtszeit? – Erbarmen gezeigt. Sofern der Wert der Geschenke 44 € im Monat der Zuwendung nicht übersteigt und auch keine anderen Sachzuwendungen in dieser Form gewährt wurden, können diese steuer- und sozialversicherungsfrei sein. Sollte der Wert diese Grenze übersteigen, können Sie als Zuwendender diesen pauschal für den Empfänger versteuern.

Schließlich können Weihnachtsgeschenke an Geschäftsfreunde für diese steuerpflichtige Einnahmen darstellen – und zwar wertunabhängig. Auch hier können Sie die Steuer für den Empfänger pauschal übernehmen. Denn würde das Finanzamt bei diesem nachfragen, ob er das Geschenk steuerlich berücksichtigt hat, könnte dies die beabsichtigte Wertschätzung nachträglich doch empfindlich schmälern.

Damit Sie ohne Reue und mit Freude schenken können, stehen wir Ihnen als „Weihnachtshelfer“ sehr gerne zur Verfügung und entlasten und unterstützen Sie bei der richtigen steuerlichen Behandlung. Sprechen Sie uns an – wir freuen uns!

Diesen Monat für Sie entworfen:

Dipl.-Kfm.
Ralf Erich Schauer

Steuerberater, Partner
Fachberater für den Heilberufebereich (IFU/ISM gGmbH)
dr.schauer@dr-schauer.de

 

 


Pauschalversteuerung Firmenwagen

Für wen sich dieser Benefit lohnt und mit welchen legalen Tricks Sie bares Geld sparen.

Firmenwagen sind ein beliebtes Extra bei Einstellungsgesprächen und Gehaltsverhandlungen. Was sind die Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?

Dr. Schauer:

„Viele Arbeitnehmer überzeugt ein Firmenwagen vor allem dann, wenn sie sich selbst ein solches Auto nicht leisten könnten. Durch die pauschale Versteuerung können Arbeitgeber wie Arbeitnehmer die Kosten außerdem sicher planen. Und es entfallen aufwändige Reisekostenerstattungen, da ja der Firmenwagen genutzt wird“.

Gibt es auch Fälle, in denen sich die Nutzung eines Firmenwagens nicht lohnt?

Dr. Schauer:

„Wenn die Anschaffungskosten hoch, der Weg zur Arbeit weit und vielleicht sogar ein Fahrtenbuch geführt werden muss, ist die Anschaffung zu überdenken. Wobei die Pauschalversteuerung Abhilfe schaffen kann. Wenn der Arbeitgeber sämtliche Kfz-Kosten übernimmt und der Arbeitnehmer „nur“ die Versteuerung zu tragen hat, kann für den Arbeitnehmer ein Firmenwagen günstiger sein als ein Privatauto. Damit es für Arbeitgeber kein finanzielles „Fiasko“ wird, empfiehlt es sich eventuell, eine Kostenbeteiligung des Arbeitnehmers zu vereinbaren.“

Viele Arbeitnehmer wollen und dürfen den Dienstwagen privat nutzen. Dieser Anteil muss als sogenannter geldwerter Vorteil vom Arbeitnehmer versteuert werden. Dazu stehen die 1-Prozent-Regel bzw. Pauschalversteuerung oder die Nachweismethode bzw. das Fahrtenbuch zur Verfügung. Wie funktionieren beide?

Dr. Schauer:

„Bei der Pauschalversteuerung ist die private Nutzung für jeden Kalendermonat mit 1 % des inländischen Listenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung – zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen einschließlich der Umsatzsteuer – anzusetzen. Wenn der Wagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, also meist dem Büro, sowie für Fahrten zu einem bestimmten Sammelpunkt oder zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet genutzt wird, erhöht sich der Wert für jeden Kalendermonat um 0,03 % des Listenpreises pro Kilometer.
Der Arbeitnehmer kann bei seiner Veranlagung zur Einkommensteuer Werbungskosten für Fahrten zwischen Wohnung und Büro in Höhe der Entfernungspauschale von 0,30 € ab dem 1. Entfernungskilometer je Arbeitstag geltend machen.“

Beispiel Pauschalversteuerung

Dr. Schauer:

Bruttolistenpreis des Firmenwagens am Tag der Erstzulassung: 30.000 €.
Nutzung: privat & für Fahrten zwischen Wohnung und Büro (20 km einfach).

Geldwerter Vorteil:
Privatfahrten: 1 % von 30.000 € monatlich = 300 €
Fahrten zwischen Wohnung und Büro: 0,03 % von 30.000 € = 9 € × 20 km = 180 €
geldwerter Vorteil monatlich insgesamt 480 €
Jährlich: 480 € × 12 Monate = 5.760 €

„Beim Fahrtenbuch müssen, um den geldwerten Vorteil ermitteln zu können, für die Privatfahrten die Gesamtkosten durch Belege nachgewiesen werden. Privat gefahrene Kilometer müssen zu den übrigen Kilometern abgegrenzt werden.
Bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils können zulässigerweise die vom Arbeitnehmer selbst getragenen Kosten sowie die vom Arbeitgeber weiterbelasteten Kosten in die Gesamtkosten einbezogen und als den geldwerten Vorteil minderndes Nutzungsentgelt behandelt werden.“

Beispiel Fahrtenbuch

Geldwerter Vorteil:
Pkw-Kosten des Arbeitgebers: 7.000 €
Pkw-Kosten des Arbeitnehmers 3.000 €
Gesamtkosten des Firmenwagens 10.000 €
Privater Nutzungsanteil 40 % = 4.000 €
abzüglich Pkw-Kosten des Arbeitnehmers (= Nutzungsentgelt) = 3.000 €
Geldwerter Vorteil = 1.000 €

Welche Anforderungen muss ein Fahrtenbuch erfüllen?

Dr. Schauer:

„Für dienstliche Fahrten sind Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Auswärtstätigkeit wichtig; außerdem Reiseziel und Reiseroute, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Für Privatfahrten reicht die Angabe der jeweils gefahrenen Kilometer. Für Fahrten zwischen Wohnung und Büro genügt ein entsprechender Vermerk im Fahrtenbuch mit Angabe der jeweils gefahrenen Kilometer.
Ein elektronisches Fahrtenbuch gilt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuellen Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden. Die Fahrten müssen innerhalb von sieben Kalendertagen nach Abschluss der Fahrt im jeweiligen Webportal eingetragen sein.“

Wann lohnt sich die Pauschalversteuerung des Firmenwagens bzw. der Einzelnachweis – wer kann womit sparen?

Dr. Schauer:

„Pauschal gesagt: Wer eine weite Strecke zum Arbeitsplatz hat und nur wenige dienstliche Fahrten absolviert, sollte eher zum Fahrtenbuch greifen. Das Fahrtenbuch eignet sich zugleich auch für alle, die sehr viele dienstliche Fahrten leisten, da dann der geldwerte Vorteil entsprechend gering ausfallen wird. Auch bei Gebrauchtwagen lohnt sich ein Fahrtenbuch, weil hier ja die tatsächlichen Kosten relevant sind und keine Pauschalwerte. Für diejenigen, die wenig Zeit haben, ist die Pauschalversteuerung die komfortablere Lösung. Sie sorgt außerdem für Planungssicherheit.
Einen ersten Eindruck kann man sich im Internet über Dienstwagenrechner verschaffen. Sie sind jedoch nicht verbindlich und bieten keine steuerliche Beratung.“

Ist es möglich, die Methode der Versteuerung zu wechseln?

Dr. Schauer:

„Der Arbeitgeber muss in Abstimmung mit dem Arbeitnehmer im Vorhinein für jedes Kalenderjahr festlegen, mit welcher Methode abgerechnet wird. Das Verfahren darf während des Kalenderjahres nicht gewechselt werden, es sei denn, der Firmenwagen wird gewechselt.
Bei der Veranlagung zur Einkommensteuer ist der Arbeitnehmer nicht an das für die Erhebung der Lohnsteuer gewählte Verfahren gebunden. Aber auch in der Einkommensteuerveranlagung ist ein unterjähriger Wechsel von der 1 %-Regelung zur Fahrtenbuchmethode für dasselbe Fahrzeug nicht zulässig.“

Wie können geleaste Fahrzeuge als Firmenwagen abgerechnet werden?

Dr. Schauer:

„Grundsätzlich gelten dieselben Regelungen wie beim Firmenwagen, der vom Unternehmen gekauft wurde. Zur Anwendung der 1 %-Regelung, insbesondere auch der 0,03 %-Regelung, ist der Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung des geleasten Pkws zu ermitteln. Bei der Fahrtenbuchmethode treten die monatlichen Leasingraten an die Stelle der Abschreibung.“

Welche Sonderregelungen gelten für Elektrofahrzeuge und Plug-in-Hybride als Firmenwagen?

Dr. Schauer:

„Bei zwischen 1. Januar 2019 und 31. Dezember 2021 angeschafften oder geleasten Firmenwagen halbiert sich die Bemessungsgrundlage. Das bedeutet, dass bei der Bruttolistenpreisregelung der halbe Bruttolistenpreis und bei der Fahrtenbuchmethode die Hälfte der Absetzung für Abnutzung bzw. der Leasingkosten angesetzt wird. Bei Elektrofahrzeugen, die davor angeschafft wurden, wird der Bruttolistenpreis bzw. bei der Fahrtenbuchmethode die Bemessungsgrundlage für die Absetzung für Abnutzung – wie bisher – pauschal um die Kosten für das Batteriesystem gemindert.“

 

Diesen Monat für Sie entworfen:

Prof. Dr. Nikolaus Kastenbauer
Steuerberater, Rechtsanwalt, Partner
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dr.kastenbauer@dr-schauer.de

 

 


Gleichzeitige Nutzung von „Outlook“ und “Whats App“ dies ist zu beachten!

Urlaub 1990: Die telefonische Erreichbarkeit beschränkte sich auf das Zimmer im Hotel, Faxe kamen vielleicht am dortigen Empfang oder im örtlichen Postamt an, an Kurznachrichten war nicht zu denken. Man konnte natürlich einen Brief schreiben unter Berücksichtigung einer Reaktionszeit von mehreren Tagen, wenn nicht einer Woche oder gar mehr.

Urlaub 2019: Während man mit den Kollegen zuhause telefoniert, erreicht einen eine E-Mail z.B. über den beruflichen Outlook Account, die direkt nach dem Telefonat im Liegestuhl am Strand beantwortet wird, um im Anschluss das digitalisierte Fax zur Kenntnis zu nehmen und schließlich den Freunden daheim ein Foto von Sand und Meer über WhatsApp zuzuschicken.

Toll!, könnte man meinen. Könnte man in der Tat– ungeachtet etwaiger Auswirkungen auf den Erholungseffekt je nach persönlicher Fasson, wenn nicht der Datenschutz einem ein Schnippchen schlagen würde.

 

1. (Strafrechtliche) Haftungsrisiken bei gleichzeitiger Nutzung von WhatsApp und Outlook

Die weit verbreitete gleichzeitige Nutzung von WhatsApp und Outlook auf dem beruflichen Smartphone bietet nämlich leider entsprechende Haftungsrisiken.

Aufgrund der weiten Verbreitung und der bequemen Nutzung ist WhatsApp auf vielen Smartphones installiert, die nicht nur zu privaten Zwecken, sondern zumindest auch beruflich genutzt werden. Im Falle der beruflichen Nutzung eines Smartphones ist meist auch MS-Outlook oder ein anderer E-Mail-Client installiert, über den standardmäßig die Daten der Kontakte zwischen dem beruflichen Mail-Server und dem Smartphone-Adressbuch ausgetauscht werden.

Nach zwei rechtskräftigen Entscheidungen des AG Bad Hersfeld aus dem Frühjahr 2017 ist die Nutzung von WhatsApp in vielen Fällen rechtlich problematisch:

„Wer den Messenger-Dienst „WhatsApp“ nutzt, übermittelt nach den technischen Vorgaben des Dienstes fortlaufend Daten in Klardaten-Form von allen in dem eigenen Smartphone-Adressbuch eingetragenen Kontaktpersonen an das hinter dem Dienst stehende Unternehmen. Wer durch seine Nutzung von „WhatsApp“ diese andauernde Datenweitergabe zulässt, ohne zuvor von seinen Kontaktpersonen aus dem eigenen Telefon-Adressbuch hierfür jeweils eine Erlaubnis eingeholt zu haben, begeht gegenüber diesen Personen eine deliktische Handlung und begibt sich in die Gefahr, von den betroffenen Personen kostenpflichtig abgemahnt zu werden.“

Diese Beschlüsse haben mit Blick auf die seit 25.5.2018 in allen EU-Mitgliedstaaten verbindliche Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) weitreichende praktische Auswirkungen.

Wer auf seinem Smartphone neben WhatsApp zur Privatkommunikation ohne weitere technische Vorkehrungen auch Outlook zu beruflichen Zwecken nutzt, kann die Begehung einer deliktischen Handlung wegen Verletzung des Rechts der Outlook-Kontaktpartner auf informationelle Selbstbestimmung in aller Regel kaum vermeiden. Die nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a), Art. 7 DSGVO erforderliche Einholung individueller Einwilligungen der Outlook-Kommunikationspartner in die Datenweitergabe ist gerade bei größeren beruflichen Datenbeständen von u. U. mehreren hundert Kontakten meist illusorisch. Aus der bloßen Offenbarung der eigenen Telefonnummer im geschäftlichen Verkehr lässt sich jedenfalls keine konkludente Einwilligung in die Datenweitergabe an WhatsApp ableiten. Allenfalls bei Outlook-Kontakten, die ihrerseits WhatsApp nutzen und eigeninitiativ auch über diesen Weg kommunizieren, erscheint die Konstruktion einer konkludenten datenschutzrechtlichen Einwilligung denkbar. Ungeachtet dessen wird es aber zwangsläufig immer auch solche Adressbuch-Einträge geben, deren Inhaber WhatsApp gar nicht nutzen. Zumindest in den zuletzt genannten Fällen liegt ein nach Art. 82 DSGVO schadensersatzpflichtiger und nach Art. 83 DSGVO bußgeldbewehrter Verstoß gegen die Bestimmungen der DSGVO vor.

Da es mit Blick auf die Adressbucheinträge um die Verarbeitung personenbezogener Daten zu nicht lediglich privaten Zwecken geht, gelten gemäß Art. 2 Abs. 2 lit. c) DSGVO die Bestimmungen der DSGVO, einschließlich des dort geregelten, im Verhältnis zum BDSG a. F. deutlich verschärften Haftungsregimes. Unternehmen drohen damit seit dem 25.5.2018 bei Datenschutzverstößen Bußgelder von bis zu 20 Mio. Euro oder bis zu vier Prozent des weltweiten (Konzern-)Jahresumsatzes (Art. 83 DSGVO).

Neben die Haftung des Unternehmens selbst tritt unter Umständen eine Haftung der Leitungsorgane. Wer als Inhaber oder Organvertreter eines Unternehmens vorsätzlich oder fahrlässig die Aufsichtsmaßnahmen unterlässt, die zur Vermeidung von Datenschutzverstößen erforderlich sind, haftet gemäß §§ 130, 9 OWiG auch persönlich mit seinem Privatvermögen, wenn der Datenschutzverstoß durch gehörige Aufsicht verhindert oder wesentlich erschwert worden wäre. Zu den erforderlichen Aufsichtsmaßnahmen in diesem Sinne gehören auch die Bestellung, sorgfältige Auswahl und Überwachung von Aufsichtspersonen (§ 130 Abs. 1 S. 2 OWiG).

Inwieweit sich Inhaber bzw. Organvertreter eines Unternehmens in diesem Zusammenhang durch Benennung eines Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG i. V. m. § 6 BDSG exkulpieren können bzw. inwieweit sich für einen Datenschutzbeauftragten bei Nichteinschreiten gegen Datenschutzverstöße im Unter- nehmen eigene zivil- bzw. ordnungs- und strafrechtliche Haftungsrisiken ergeben können, ist bislang noch ungeklärt.

Insbesondere Freiberufler wie Angehörige eines Heilberufes unterliegen schließlich der strafrechtlich sanktionierten besonderen Verschwiegenheit über Mandatsangelegenheiten, wozu auch die bloße Existenz eines Kontakts gehören kann (§ 203 StGB).

 

2. Handlungsoptionen

Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage nach praktikablen Handlungsoptionen und möglichen Auswegen zur Vermeidung von Haftungsrisiken.

Neben auch technisch anspruchsvollen Ansatzpunkten wie professionelle Mobile-Device-Management-Lösungen, der Begrenzung der Zugriffsberechtigungen von WhatsApp auf die Smartphone-Kontakte über die Systemsteuerung des Geräts und das Ausschalten der automatischen Synchronisation der Outlook-Adressbuch-Kontakte zwischen beruflichem Mail-Server und Smartphone, ist derzeit der wohl sicherste Weg der Verzicht auf WhatsApp durch Löschung des Accounts und Deinstallation der App.

Erforderlichenfalls ist die Nutzung eines alternativen, datenschutzkonformen Messenger-Dienstes wie z. B. Signal oder Threema zu empfehlen. So erfolgt etwa bei Threema die Identifikation des Nutzers nicht über die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, sondern über eine zufällig erzeugte ID, so dass die App vollkommen anonym genutzt werden kann.

Den gleichen Effekt wie der Umstieg auf einen alternativen Messenger-Dienst hat die Verwendung separater Geräte für die berufliche Kommunikation (ohne WhatsApp) und für die private Kommunikation (ohne Outlook).

Dass die geschilderte Rechtsproblematik nicht nur theoretischer Natur ist, zeigen die in den letzten Monaten bekannt gewordenen Entscheidungen deutscher Konzerne zum Verbot der Nutzung von WhatsApp. So hat etwa der im DAX gelistete Automobilzulieferer Continental Anfang Juni 2018 die Verwendung von WhatsApp (und Snapchat) auf seinen dienstlich genutzten Smartphones untersagt; hiervon sind weltweit mehr als 36.000 Mobiltelefone betroffen. Auch BMW und Commerzbank lassen die Nutzung von WhatsApp auf Diensthandys nicht zu (vgl. ArbRAktuell 2018, 594, beck-online mwN).

 

Dipl.-Kfm.
Ralf Erich Schauer
Steuerberater, Partner
Fachberater für den Heilberufebereich (IFU/ISM gGmbH)
dr.schauer@dr-schauer.de

 

 


Weshalb sollten Arztpraxen, die bisher mit Schuhkarton, Pendelordner und Co. gearbeitet haben und in diesen Abläufen routiniert sind, genau diese Routine aufgeben und auf den „Digitalisierungszug“ aufspringen?

 

Dr. Schauer:

Natürlich sind Routinearbeiten auf den ersten Blick effizient – man ist eingespielt, man hat einen gewohnten Ablauf und vielleicht sogar das Gefühl, effizient darin zu sein. Eine Umstellung bedeutet immer, etwas Neues zu erlernen. Das ist mit Aufwand verbunden, in der Zeit könnte man natürlich auch seinem Tagesgeschäft nachkommen und alles so lassen, wie es ist. Praxisinhaber sollten aber in dem Fall umdenken – was ist, wenn das, wovon ich denke, dass es gut funktioniert, noch besser funktionieren könnte?

Mit der Digitalisierung von administrativen Aufgaben, beispielsweise die Buchhaltung, Personalverwaltung oder die Steuererklärung kann eine Ärztin oder ein Arzt auch sehr viel an Bürokratie abgeben und sich um Dinge kümmern, die ihr oder ihm am Herzen liegen – zum Beispiel die Patienten.

 

Beim Thema Digitalisierung denkt man mittlerweile sofort an Datenschutz: Wie sicher ist die Digitalisierung und was genau kann ich mir – als Arzt – darunter vorstellen? Das „einfache“ Einscannen und Abspeichern auf meiner Festplatte reicht in dem Fall wohl nicht aus, oder?

 

Dr. Schauer:

Nein, je nach Software-Ausstattung in der Praxis könnte man diese Handhabung sogar als grob fahrlässig bezeichnen. Wir arbeiten in unserer Kanzlei mit DATEV Unternehmen online und konnten in den vielen Jahren bereits sehr viele – gute – Erfahrungen damit machen, es gibt natürlich auch andere Software, wie beispielsweise lexoffice von Lexware. Je nach Vorliebe der Mandanten, sollten sie sich bereits mit dem Thema auseinander gesetzt haben. Steuerberatungskanzleien, die die Vorteile der Digitalisierung bereits nutzen, kann man in dem Fall als Backoffice der Ärzte betrachten. Beispielsweise in der DATEV-Cloud wird die Arztpraxis nahezu komplett abgebildet – Auskunftssystem über das Personal, die Buchhaltung und die Steuererklärung an nur einem Ort mit nur einem sicheren Zugang.

 

Sicherer Zugang bedeutet in dem Fall?

 

Dr. Schauer:

Die Mandanten, die Unternehmen online nutzen, bekommen vorab eine DATEV-„Ausstattung“ zugeschickt: USB-Port, Anleitung, PIN. Die Installation wird von Servicetechnikern – diese müssen DATEV-Kooperationspartner sein – per Fernwartung übernommen. Die Schnittstellen der DATEV-Anwendungen verfügen über viele „Sicherheitsmodule“, weshalb natürlich auch einige Anforderungen an die Dateiformatierung bestehen. Der Zugang zur Cloud erfolgt über das Internet, auch diese Schnittstelle wird sozusagen von der DATEV vorgegeben – bei Mozilla-Nutzern beispielsweise öffnet Unternehmen online automatisch den Internet Explorer zur Kommunikation mit der Cloud. Es gibt also strenge Vorgaben im „Hintergrund“ für die DS-GVO-konforme Anwendung.

 

Welche Vorteile bietet die Nutzung speziell für Ärztinnen und Ärzte?

 

Dr. Schauer:

Gerade für Arztpraxen ist die Anwendung vorteilhaft, weil sie ermöglicht, die von der Finanzverwaltung geforderten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) einzuhalten. Belege werden zeitnah unveränderbar und elektronisch erfasst. Mit dem integrierten Kassenbuch können Kassenminusbestände, die es in einer Barkasse eben nicht geben kann, aber bei Arztbuchführungen wegen der oft fehlenden Buchhaltungskenntnisse nicht auszuschließen sind, vermieden werden. Bei einer Betriebsprüfung können so Hinzuschätzungen zum Gewinn aufgrund eines Verstoßes gegen die GoBD umgangen werden.

Praxisinhaber können also, um zu prüfen, wie sich ihre Praxiskennzahlen entwickeln, die monatliche BWA über Unternehmen online heranziehen. Durch das spezielle BWA-Schema für Ärzte erhalten die Mandanten ein umfassendes Bild der wichtigsten Praxiskennzahlen. Als Beispiel: Wenn Sie – als Arzt – die Veränderung der Personalkosten und Erträge interessiert, wenn Sie das eigene Labor aufgeben, zeigen wir Ihnen – als Ihre Steuerberater – Übersichtsauswertungen der entsprechenden Branchenstruktur. Das und mehr ist über eine solche Software möglich.

 

Wenn nun diese ganzen Abläufe digitalisiert vonstattengehen, bleibt dabei nicht der Arzt-Steuerberater-Kontakt, durch beispielsweise den fehlenden monatlichen Besuch zur Übergabe des Pendelordners, auf der Strecke?

 

Dr. Schauer:

Könnte man im ersten Moment meinen, das Gegenteil ist allerdings der Fall. Durch diese Abläufe verläuft auch der Kontakt zwischen uns und unseren Mandanten ganz anders ab. Man sollte hier die Chance sehen, in Mandantenbeziehungen durch den unkomplizierten digitalen Austausch, zu intensivieren und diese auszubauen. Schließlich ergeben sich durch das schnellere Bereitstellen von Informationen und Unterlagen mehr Anknüpfungspunkte für den persönlichen Austausch.

Hinzu kommt, dass insbesondere die Erwartungshaltung der jüngeren Mandanten dem Status quo der heutigen IT-Infrastruktur entspricht und eine digitale und automatisierte Betreuung nahezu unerlässlich macht. Auch inhaltlich verändert sich die Beratung, da vermehrt Handlungsempfehlungen bzgl. der digitalen Unternehmenstransformation nachgefragt werden.

 

Müssen Praxisinhaber befürchten „allein im Regen“ zu stehen, wenn eine Umstellung erfolgt ist?

 

Dr. Schauer:

Zumindest nicht, wenn es unsere Mandanten sind. Scherz beiseite, für Mandanten, die Unternehmen online, oder auch lexoffice nutzen, bedeutet es nicht nur, Prozesse zu optimieren. Man setzt sich ganz anders mit seinen Unterlagen auseinander. Praxisinhaber haben, wie bereits erklärt, uneingeschränkten Zugriff auf ihre Dokumente – per Klick, ohne langes Suchen. Man könnte es mit Patienten vergleichen, die in Zukunft Einblick in ihre elektronische Patientenakte haben.

Erfahrungsgemäß – und auch wissenschaftlich bewiesen ist es doch so: Stellt man Informationen benutzerfreundlich zur Verfügung, ist die Wahrscheinlichkeit auch um einiges höher, dass man sich mit der Information intensiver auseinander setzt – und wenn es nur darum geht, fundiert mitsprechen zu können. Auf technischer Seite stehen den Mandanten Servicetechniker der DATEV-Kooperationspartner zur Verfügung und natürlich die Sachbearbeiter der Steuerberater.

Man muss sich also nicht mit technischen Herausforderungen konfrontiert sehen.

 

Also, auf den Digitalisierungszug aufspringen?

 

Dr. Schauer:

Unbedingt – Arztpraxen unterliegen einem umfassenden Strukturwandel, der nicht nur vom Gesetzgeber vorgeschrieben wird, auch Patienten erwarten mittlerweile „mehr“ von ihrem Arzt: Kenntnisse über diverse Gesundheits- Apps, die in Zukunft ja auch verschrieben werden können, die Sicherheit und das Vertrauen darauf, dass Patienteninformationen geschützt werden und dass Abläufe und Auswertungen modern, effizient und transparent für Patienten sind. Genau diese Ansprüche von Patienten an die betreuende Arztpraxis sollten unbedingt auch als Ansprüche der Praxisinhaber an ihre eigene IT-Ausstattung gelten.

Wir als Steuerberater müssen dafür den Grundstein legen – mit umfassender Beratung, Umsetzungsantrieb, Begleiter und im besten Fall auch als Vorreiter der Digitalisierung – dann können alle davon profitieren.

Diesen Monat für Sie entworfen:

Dipl.-Kfm. (univ.) Michael A. Witschel
Steuerberater
Partner
Fachberater für den Heilberufebereich (IFU/ISM gGmbH)
michael.witschel@dr-schauer.de

 


Die meisten Rechnungsschreibungsprogramme bieten die Möglichkeit, eine Liste der gestellten Rechnungen aus dem Programm zu exportieren. Leider wird dieser Option häufig viel zu wenig Beachtung geschenkt.

Denn genau aus diesem Export lassen sich zwei großen Vorteile generieren, die Ihnen Ihr Leben als Unternehmer erheblich erleichtern können!

Die Darstellung Ihrer Buchhaltung per Datenexport aus Ihrem Rechnungsschreibungsprogramm hat zum einen den Vorteil, dass wir Sie bei der Überwachung Ihrer Zahlungseingänge unterstützen können, zum anderen gewisse Richtlinien der DSGVO leichter wahren können.

Doch eines nach dem anderen:

1. Überwachung der Zahlungseingänge

Nehmen wir zur Veranschaulichung einmal an, Sie führen eine Zahnarztpraxis mit (kleinem) Eigenlabor:

Um Ihre Buchhaltung ordnungsgemäß darstellen zu können, genügen im Grunde nun folgende Informationen von Ihnen: Höhe der Einnahme gesamt und der Anteil des Eigenlabors (USt. 7%) bzw. die Information, ob es sich ggf. um eine nicht medizinisch-indizierte Leistung (z.B. Bleaching, Prophylaxeartikel -> USt.19%) handelt.

Durch eine Anpassung der Buchungsweise können wir Ihnen nun dabei helfen zu überprüfen, ob alle von Ihnen gestellten Rechnungen bereits beglichen wurden.

Dabei buchen wir zunächst jede gestellte Rechnung als offene Forderung ein. Im Anschluss daran buchen wir das Bankkonto, eventuelle Kartenzahlungen und Bareinnahmen dagegen. Hat jeder Patient seine Rechnung bezahlt, gleichen sich die gebuchten Forderungen und die gebuchten Einnahmen aus. Bleibt auf der Seite der Forderungen ein Betrag „X“ stehen bedeutet dies im Umkehrschluss, dass nicht alle Rechnungen beglichen wurden und Sie erhalten von uns den entsprechenden Hinweis.

Um nun aber eindeutig jede Forderung der entsprechenden Zahlung zuordnen zu können, brauchen wir neben den eingangs erwähnten noch weitere Informationen, wie z.B. Rechnungsnummer, ggf. Patientenname und Zahlungsweise (Überweisung/Karte/Bar).

Vielleicht denken Sie sich nun „Das steht doch alles auf der Rechnung, wozu brauche ich da extra einen Export?“.

Grundsätzlich haben Sie damit Recht, womit wir jedoch zu Punkt 2 kommen

 

2. Datenschutz/DSGVO

Nutzen Sie Unternehmen online, so können Sie jeden Beleg dort digitalisieren und uns so zur Verarbeitung zur Verfügung stellen. Auf den Ausgangsrechnungen stehen alle steuerlich relevanten Informationen und auch sensible Patientendaten stellen bei uns durch unsere besondere Pflicht zur Verschwiegenheit als Berufsgeheimnisträger datenschutzrechtlich – zumindest lt. aktuellem Stand- kein Problem dar. Kommt es nun jedoch zu einer Betriebsprüfung, kann sich das Blatt schnell wenden, denn dies gilt nicht für Betriebsprüfer. Dieser darf bzw. muss zwar die steuerlichen Parameter der Rechnung sehen können, dies gilt aber genau genommen nicht für personenbezogene Details wie z.B. Diagnose oder Behandlungsmaßnahmen.

Gerade bei der Nutzung von Unternehmen online nimmt man sich durch das Einscannen von Ausgangsrechnungen mit sensiblen Patientendaten also ein Vorteil. Kommt es nämlich zu einer Betriebsprüfung, so können wir bei der DATEV  eine sog. Archiv-DVD mit Belegbild anfordern, auf welcher alle Buchungen und die dazugehörigen Belege digital gespeichert sind. Diese erhält der Betriebsprüfer und kann seiner Arbeit nachgehen, ohne, dass Sie bis dahin selbst Ihre Originalbelege dafür heraussuchen mussten. Bei den durch Sie gestellten Rechnungen genügt dem Prüfer eine Auswertung der gestellten Rechnungen, um diese mit den gebuchten Einnahmen abgleichen zu können; eine gedruckte Rechnung ist hier nicht nötig. (Diese müssten Sie sonst hinsichtlich der sensiblen Daten entsprechend zensieren.)

Befinden sich nun die Ausgangsrechnungen mit sensiblen Patientendaten beleghaft in Unternehmen online, so können wir zur Wahrung des Datenschutzes nicht ohne Weiteres per Archiv-DVD arbeiten.  Das wiederum bedeutet: Es müssen von vornherein alle Eingangsrechnungen im Original herausgesucht und zur Prüfung übergeben werden – ein Aufwand, der durch den Datenexport aus Ihrem Rechnungsprogramm  vermieden werden kann.

 

Fassen wir also noch einmal kurz zusammen:

 

A) Exportierter Datensatz aus Rechnungsprogramm

+ automatischer Übermittlung Ihrer Kontoumsätze

= Unterstützung durch uns bei Ihrer Rechnungsüberwachung möglich

 

B) Exportierter Datensatz aus Rechnungsprogramm

 + alle anderen in Unternehmen online digitalisierte Belege

= Archiv-DVD möglich

 

A +B = Erhebliche Arbeitserleichterung für Sie als Unternehmer

 

Konnten wir Interesse wecken? Dann sprechen Sie uns an!

Gerne unterstützen wir Sie dabei herauszufinden, ob auch Ihre Rechnungssoftware die nötigen Voraussetzungen mitbringt, um einen weiteren Schritt zur papierlosen Buchhaltung zu machen.

Diesen Monat für Sie entworfen:

Prof. Dr. Nikolaus Kastenbauer
Steuerberater, Rechtsanwalt, Partner
Fachberater Gesundheitswesen
dr.kastenbauer@dr-schauer.de

 

 


Können freiwillige Leistungen die Bemessungsgrundlage des geldwerten Vorteils vermindern?

Mit dieser Frage hatte sich jüngst das Finanzgericht Münster auseinandergesetzt (Urteil vom 14.3.2019, 10 K 2990/17 E (Revision zugelassen)).

Dem Grundsatz nach kann der geldwerte Vorteil aus der Überlassung eines Firmenwagens entweder

  • durch die Fahrtenbuchmethode oder
  • die sog. 1%-Bruttolistenpreisregelung ermittelt werden.

Umstritten ist jedoch, ob freiwillige Leistungen des Arbeitnehmers – hier die Gestellung einer Garage – den geldwerten Vorteil mindern.

Im entschiedenen Fall erhielt der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber einen Firmenwagen zur privaten Nutzung. Der geldwerte Vorteil aus der Firmenwagenüberlassung wurde mittels der 1%-Bruttolistenpreismethode berechnet. In seiner Einkommensteuererklärung machte der Kläger Aufwendungen für die Kosten einer in seinem eigenen Wohnhaus befindlichen Garage in Höhe von rund 1.500 € geltend.

Das Finanzamt erkannte die Aufwendungen nicht an.

Auch nach Ansicht des Finanzgerichts kommt ein Abzug der Garagenkosten nicht in Betracht. Laut BFH-Rechtsprechung mindert sich der Vorteil aus der Überlassung eines Firmenwagens, wenn der Arbeitnehmer einzelne nutzungsabhängige Kfz-Kosten übernimmt, z.B. wenn er dem Arbeitgeber für die Privatnutzung des Fahrzeugs ein Nutzungsentgelt zahlt. Denn in dem Umfang, in dem der Arbeitnehmer Kosten aus der Firmenwagenüberlassung selbst trägt, liegt keine Bereicherung durch die Überlassung vor. Es fehlt an einer vorteilsbegründenden und damit lohnsteuerbaren Einnahme.

Allerdings beziehen sich diese Aussagen nur auf Aufwendungen, die nötig sind, um das betriebliche Fahrzeug nutzen zu dürfen und zu können. Hierunter fallen die Kosten, die unmittelbar dem Halten und dem Betrieb des Fahrzeugs zuzurechnen sind und im Zusammenhang mit seiner Nutzung zwangsläufig anfallen.

Aufwendungen für die Garage fallen hingegen nicht zwangsläufig an. Es ist aus dem Überlassungsvertrag nicht ersichtlich, dass das Vorhandensein einer Garage Voraussetzung für die Firmenwagenüberlassung ist. Garagenkosten dienen auch nicht notwendigerweise der Inbetriebnahme oder Aufrechterhaltung der Betriebsfähigkeit eines Fahrzeugs. Vielmehr handelt es sich dabei um eine freiwillige Leistung des Arbeitnehmers. Solche freiwilligen Leistungen können aber nach Ansicht des Finanzgerichts die Bemessungsgrundlage des geldwerten Vorteils aus der Firmenwagenüberlassung nicht mindern.

 

Beratungsansatz:

Die Ansicht des Finanzgerichts wird vom Bundesfinanzhof nochmals überprüft. Es bleibt abzuwarten, ob er sich dem anschließt. Bis dahin wäre bei ähnlichen Sachverhalten zu überlegen, ob nicht zumindest in der Überlassungsvereinbarung mit dem Arbeitnehmer eine Pflicht zum Vorhalten eines Garagenstellplatz vereinbart wird. Ergänzend hierzu empfehlen wir, diesen Komplex dann im Rahmen einer Anrufungsauskunft mit dem Finanzamt verbindlich abzustimmen. Für diese Auskunft fallen keine Kosten durch die Finanzverwaltung an.