Diesen Monat für Sie entworfen:

Sebastian Haidn
Key Account Manager Digitalisierung
Digital Transformation Consultant (IHK)
Sebastian.Haidn @dr-schauer.de

 

 

 

 

Michaela Pollak
Key Account Manager Digitalisierung
Michaela.Pollak @dr-schauer.de

 

 

 

 

Melanie Knöpfle
Bachelor of Arts in Business
Bankkauffrau

 

 

 


Eine aussagekräftige, vollständige und versionierte Verfahrensdokumentation wird seitens der Finanzämter im Rahmen von Betriebsprüfungen zunehmend angefordert. Eine solche Dokumentation wird zur Einhaltung der GoBD (Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung) benötigt. Doch was ist eine Verfahrensdokumentation eigentlich?

Grundsätzlich soll die Verfahrensdokumentation die Zusammenhänge von Prozessen und deren Organisation innerhalb Ihres Unternehmens verständlich und vollständig dokumentieren, sodass sich zum Beispiel die Betriebsprüfung in angemessener Zeit einen Überblick über alle für die Besteuerung relevanten Geschäftsvorfälle verschaffen kann.

Eine Verfahrensdokumentation besteht aus verschiedenen Teilbereichen:
1. Allgemeine Beschreibung der Betriebsabläufe
2. Organisatorische und Technische Rahmenbedingungen
3. Beschreibung interner Kontrollmechanismen

Hierzu zählen unter anderem:
– die Organisation des Unternehmens
– die Mitarbeiter-Tätigkeiten, -Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
– die verschiedenen steuerrelevanten Tätigkeiten
– die verwendete EDV-Umgebung etc.

Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung bietet eine kostenlose Vorlage einer Verfahrensdokumentation an. Das aktuelle Muster ist auf der Website des AWV veröffentlicht:

https://www.awv-net.de/themen/fachergebnisse/musterverfahrensdoku/index.html.

Sicherlich werden Sie sehr schnell erkennen, dass dieses sehr umfangreich, starr und scheinbar kompliziert aufgebaut ist.

Doch das muss nicht so sein: Wir möchten Ihnen gerne anbieten, die Verfahrensdokumentation mit Ihnen gemeinsam zu erstellen und einen echten Mehrwert aus der Erstellung ziehen. Hierbei durchleuchten wir Schritt für Schritt die wesentlichen Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens, wobei alle beteiligten Personen miteinbezogen werden. Für uns ist eine Verfahrensdokumentation mehr als eine reine Dokumentation Ihrer Prozesse. Wir wollen die Gelegenheit nutzen, Ihnen einen neuen Einblick in Ihr Unternehmen zu geben und Türen für neue Ideen zu öffnen. Wir sind Ihre Navigationshilfe bei der Verfahrensdokumentation.

Die strukturierte und systematische Erstellung einer Verfahrensdokumentation bietet zahlreiche Vorteile. Neben einer Durchleuchtung und Hinterfragung bestehender Abläufe („das war schon immer so…“) und der damit einhergehenden Chance zur Optimierung derselben, haben beispielsweise auch neue Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, gewisse Prozesse sofort kennenzulernen. Ebenso können Sie vermeiden, dass Inselwissen in gewissen Abteilungen gebunden ist.
Nicht zu vernachlässigen ist die Reduzierung von Risiken, wie beispielsweise Geldbußen oder weitere finanzielle Risiken wie Hinzuschätzungen durch das Finanzamt.

Nicht zuletzt kann die Verfahrensdokumentation bzw. deren Erstellung auch der Schritt in Richtung Digitalisierung hin zum papierlosen Unternehmen sein: Wenn Sie ein revisionssicheres Archiv (bspw. DATEV-Unternehmen Online) für Ihre Belege oder Dokumente nutzen und eine gültige „Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen“ haben, können Sie unter gewissen Voraussetzungen von einer physischen Aufbewahrung einer Vielzahl von Belegen absehen. Auch hier unterstützen wir Sie bei der Erstellung und Umsetzung der entsprechenden Prozesse.

So oder so sollten Sie im Falle einer Betriebsprüfung immer eine Verfahrensdokumentation vorlegen können. Die Verfahrensdokumentation ist in dem Zusammenhang Ihr Anschnallgurt. Er kann Sie nicht vor einem Unfall bewahren, aber schlimmeres womöglich vermeiden. Lassen Sie uns den Raum für Schätzungen durch das Finanzamt mangels einer solchen Dokumentation verringern.

Fahren Sie angeschnallt, gemeinsam mit Dr. Schauer.

 

 

Diesen Monat für Sie entworfen:

Sebastian Haidn
Key Account Manager Digitalisierung
Digital Transformation Consultant (IHK)
Sebastian.Haidn @dr-schauer.de

 

 

 

 

Michaela Pollak
Key Account Manager Digitalisierung
Michaela.Pollak @dr-schauer.de

 

 

 

 


 

Wir sind digital!

Sehr geehrte Damen und Herren,

 

„Früher sagte man: Die GROSSEN schlucken die KLEINEN…
Dann: die SCHNELLEN fressen die LANGSAMEN…
Aktuell heißt es: die DIGITALEN überholen die ANALOGEN.“
(Feiler/Krickl)

 

Vor über 1 ½ Jahren haben wir uns dazu entschieden, den Weg der Digitalisierung gemeinsam mit Ihnen aktiv zu beschreiten- mit Erfolg: Die DATEV hat uns dafür mit dem Siegel „DATEV Digitale Kanzlei“ ausgezeichnet.

Wir, in der Kanzlei, sind bereits stark digitalisiert: so erstellen wir z.B. bereits E-Bilanzen, erhalten Ihre Belege per App oder Unternehmen online, buchen elektronische Belege, erhalten von Banken die Umsätze digital, müssen die Steuererklärung elektronisch an das Finanzamt übermitteln und vieles mehr

Sicherlich sind auch Sie längst digitaler, als es Ihnen vielleicht bewusst war: Sie nutzen ein Smartphone, erledigen Ihre Bankgeschäfte online, schreiben Ihre Rechnungen am Computer und erhalten E-Mails statt Briefe.

Und spätestens das Jahr 2020 mit seinen Herausforderungen hat gezeigt, wie wichtig die vielen technischen Möglichkeiten mittlerweile  auch für unseren sozialen Alltag sein können: Messenger-Dienste für kleine Mittteilungen, Videotelefonie für Gespräche von Angesicht zu Angesicht oder ganze Geburtstagsfeiern in einem Webraum- dank solcher Möglichkeiten mussten bzw. müssen wir trotz aller Beschränkungen doch zumindest nicht ganz auf den Kontakt mit unseren Freunden und Familien verzichten.

Zu guter Letzt hat sich unsere damalige Entscheidung längst noch aus einem weiteren Grund bewährt: Dank unseres hohen Digitalisierungsgrades, konnten wir Sie, unsere Mandanten, auch in 2020 durch alle Widrigkeiten begleiten, mit Webinaren und Mitteilungen zu aktuellen Entwicklungen unterstützen und – auch dank unserer digitalen Homeoffice-Arbeitsplätze- Erreichbarkeit sowie Ihre laufenden Buchhaltungszahlen für Ämter, Banken etc. gewährleisten.

Vor diesem Hintergrund und zur Wahrung der gesetzlichen Vorgaben, werden wir auch zukünftig diesen Weg weiter mit Ihnen gehen.

Wir sind fest davon überzeugt, dass der Weg der Digitalisierung nicht nur zeitgemäß, sondern der Weg der Zukunft ist.

 

Lassen Sie uns gemeinsam auf der Überholspur bleiben!

Im Folgenden zeigen wir Ihnen die Möglichkeiten auf, mit uns den digitalen Weg gemeinsam zu beschreiten.

 

Möglichkeit 1: Nutzung von DATEV Unternehmen online – eine Plattform, viele Möglichkeiten

Mit DATEV Unternehmen online (DUo) möchten wir Ihnen eine Lösung anbieten, welche die Vorzüge des digitalen Wandels GoBD-konform vereint:

Mit diesem Programm können Sie den Überblick über Ihr Unternehmen wahren und zum Beispiel:

  • Belege archivieren per Schlagwortsuche aufrufen
  • Bankgeschäfte tätigen
  • Zahlungsziele überwachen
  • Personalauswertungen abrufen
  • BWAs jederzeit online einsehen

u.v.m.

 

Unternehmen online bietet Ihnen die Möglichkeit, die in den GoBD definierten Grundsätze, wie Unveränderbarkeit, Ordnung, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Zeitgerechtigkeit zu erfüllen:

Mehr Sicherheit: Sämtliche Belege und Dokumente werden in DATEV Unternehmen online revisionssicher abgelegt und archiviert

Mehr Komfort: Originale bleiben im Unternehmen; Mandanten müssen Ihre Pendelordner nie wieder zum Steuerberater fahren; Steuerberater können online auf sämtliche Dokumente zugreifen

Mehr Effizienz: Ein Programm – viele Vorteile: Mit DUo können Sie Rechnungen bezahlen, Kontobewegungen prüfen, Belege verknüpfen, Belege von unterwegs an die Kanzlei übermitteln u.v.m.

DATEV Unternehmen online erhalten Sie bereits ab 14,00 €/Monat zzgl. USt.

 

PS: Auch unsere kanzleieigene App können wir mit DATEV Unternehmen online so verbinden, dass Sie uns sogar von Unterwegs Ihre Belege schnell und unkompliziert zukommen lassen können.

 

Möglichkeit 2 : Sortierung und Digitalisierung durch uns

Bei dieser Variante schicken Sie uns wie gewohnt Ihren Pendelordner. Im Anschluss wird dieser durch uns ggf. in der Sortierung angepasst, vollständig digitalisiert und wieder abgeheftet. Die digitalisierten Belege dienen rein der kanzleiinternen Verwendung.

Den hierdurch entstehenden Aufwand erlauben wir uns mit 70,00 €/Stunde zzgl. USt. in Rechnung zu stellen. Die Monatsgebühr für die laufende Digitalisierung errechnet sich aufgrund eines geschätzten Zeitaufwandes. Die Gebühr wird monatlich zusammen mit dem Abschlag für die laufende Buchführung in Rechnung gestellt. Ergibt sich unterjährig ein von der Schätzung abweichender Zeitaufwand, kann, nach Rücksprache mit Ihnen, die Anpassung der Gebühr für die Zukunft erfolgen. Nach Abschluss eines Geschäftsjahres wird eine Endabrechnung auf Basis des tatsächlichen Zeitaufwandes erstellt. Ein von der Schätzung abweichender Zeitaufwand kann zu einer Nachzahlung, aber auch zu einer Rückerstattung führen. Spätestens zum Zeitpunkt der Endabrechnung wird die monatliche Gebühr überprüft und ggf. angepasst

Die Abrechnung der Speichergebühren erfolgt jährlich, beginnend mit 3,50 €/Monat.

Selbstverständlich stehen wir Ihnen gerne bei der Entscheidungsfindung zur Seite, welcher Weg der richtige für Sie ist. Bei Fragen sprechen Sie uns einfach an.

Bitte beachten Sie: Um weiterhin all unsere Mandanten reibungslos auf dem Weg der Digitalisierung begleiten zu können, ist ein erheblicher Planungsaufwand erforderlich. Aus diesem Grunde bitten wir Sie, sich bald nach Eingang dieses Schreibens mit uns in Verbindung zu setzen. Sollten wir innerhalb von 3 Monaten nach Eingang dieses Schreibens keine anderslautende Entscheidung erfahren, greift automatisch Variante 2, siehe nächste Seite.

Diesen Monat für Sie entworfen:

Sebastian Haidn
Key Account Manager Digitalisierung
Sebastian.Haidn @dr-schauer.de

 

 

 

 

Michaela Pollak
Key Account Manager Digitalisierung
Michaela.Pollak @dr-schauer.de

 

 

 

 


 

Vor über 1 ½ Jahren haben wir uns dazu entschieden, den Weg der Digitalisierung gemeinsam mit Ihnen aktiv zu beschreiten- mit Erfolg: Die DATEV hat uns dafür dieses Jahr mit dem Siegel „DATEV Digitale Kanzlei“ ausgezeichnet.

Einerseits freut uns dieses Siegel natürlich sehr, andererseits spornt es uns aber auch an, den Weg der Digitalisierung mit Ihnen auch weiterhin aktiv zu beschreiten.

So ist es nur konsequent, dass wir, nachdem wir erfolgreiche DATEV Unternehmen online für Ihre „betriebliche“ Steuererklärung etabliert haben, diesen Schritt nun auch bei „Der Mutter der Steuererklärungen“ gehen: Die Einkommenssteuer mit „DATEV Meine Steuern“

Sie nutzen bereits DATEV Unternehmen online? Dann sind Sie es gewohnt, dass Sie Ihre Belege regelmäßig einfach kurz auf den Scanner legen und an uns übermitteln. Dadurch können wir laufend Ihre Zahlen erfassen, im Blick behalten und, falls nötig, schnell reagieren.

Anders verhält es sich bisher meist mit der Einkommenssteuer: Ein Mal im Jahr geht ein Ruck durch Deutschland und ein jeder beginnt Belege für die Steuererklärung zu suchen. Diese werden dann in mehr oder weniger dicke Ordner gepackt und der Steuerkanzlei zur weiteren Bearbeitung übersandt.
Nach einer, durch ggf. anfallende Rückfragen zur Klärung, mehr oder weniger langen Bearbeitungszeit, erhalten Sie von uns dann die Auskunft, was Sie vom Finanzamt erwarten dürfen: Eine Nachzahlung oder eine Erstattung für das betreffende (längst vergangene) Veranlagungsjahr, womöglich einhergehend mit einer nachträgliche Vorauszahlung und einer Festsetzung zukünftiger Vorauszahlungsbeträge. Das Konzept erinnert ein wenig an das, einer Wundertüte mit 50:50-Chance- entweder bekommt man eine erfreuliche Erstattung, oder man hat eine (höchste unerfreuliche) Nachzahlung zu leisten.

Doch dieses Überraschungskonzept muss nicht sein: Mit „DATEV Meine Steuern“ können Sie uns nun auch Ihre Belege für die Einkommenssteuer unkompliziert, laufend und digital übermitteln. Die Konsequenz ist, dass wir auch hier schneller reagieren, Sie dahingehend beraten und entsprechend mit Ihnen individuell steuern können.

Die Zusammenarbeit funktioniert so einfach wie transparent: Sie legen in „DATEV Meine Steuern“ Ihre Belege ab, die optimale Erstellung Ihrer Einkommenssteuererklärung übernehmen wir. Ob Kinder, Altersvorsorge, Vermietung und Verpachtung, außergewöhnliche Belastungen oder Ihre private Haftpflichtversicherung etc.: Alle relevanten Dokumente liegen, sowohl für uns als auch für Sie, jederzeit einsehbar in Ihrer DATEV-Cloud und können laufend berücksichtigt werden.

DATEV Meine Steuern bietet Ihnen:

 

Zeitersparnis

Schnelle digitale Prozesse sorgen für einen reibungslosen Datenaustausch. Belege müssen nicht mehr von Ihnen innerhalb der Kanzleiöffnungszeiten vorbeigebracht werden. Stattdessen können sie zeit- und ortsunabhängig zur Weiterverarbeitung in unserer Kanzlei zur Verfügung gestellt werden.

 

Effizienz

Sorgen Sie für noch effizientere Prozesse. Wir erstellen Ihre Steuererklärung durchgehend digital und ganz ohne Medienbruch – vom digitalen Belegaustausch bis hin zum elektronischen Antrag auf Anpassung der Vorauszahlungen.

 

Transparenz

Sie und Kanzlei greifen auf denselben Datenbestand in DATEV Meine Steuern zu. Eine Liste empfohlener Dokumente unterstützt Sie als Mandanten bei der Bereitstellung relevanter Informationen.

 

Sicherheit

Belege, Dokumente und Informationen tauschen Sie über die zertifizierte DATEV-Cloud aus – geschützt vor fremdem Zugriff.

 

Flexibilität

Sie und wir haben jederzeit Zugriff auf die gespeicherten digitalen Belege und Informationen. So können wir die Art und Umfang der Zusammenarbeit individuell definieren und Sie auch unterjährig beraten.

 

 

Wir freuen uns mit Ihnen dank „DATEV Meine Steuern“ einen weiteren Schritt in Richtung digitaler Zusammenarbeit gehen zu können. Bei Fragen oder Interesse sprechen Sie uns gerne einfach darauf an.

Diesen Monat für Sie entworfen:

Sebastian Haidn
Key Account Manager Digitalisierung
Sebastian.Haidn @dr-schauer.de

 

 

 

 

Michaela Pollak
Key Account Manager Digitalisierung
Michaela.Pollak @dr-schauer.de

 

 

 

 


Updates und ihre Tücken mit Unternehmen online

 

Was haben Windows und ein U-Boot gemeinsam? Kaum öffnet man ein Fenster, gehen die Probleme los…

Ganz so schlimm ist es wohl nicht, dennoch hat die Technik so ihre Tücken. Da Microsoft bereits im Januar dieses Jahres den Support für Windows 7 eingestellt hat, sieht sich aus Sicherheitsgründen auch die DATEV gezwungen, Updates ihrer Programme nicht mehr für Windows 7 anzubieten.

Derzeit erhalten Sie, wenn Sie mit myDentity-Stick und Sicherheitspaket compact arbeiten, bei dem Login zu Unternehmen online einen Hinweis, dass eine neue Version des Sicherheitspaketes zur Verfügung steht, welche Sie bitte installieren sollen. Wenn Sie dem Hinweis folgen startet ein Installationsprozess, welcher selbsterklärend und schnell fertiggestellt ist. Haben Sie nun Windows 7 als Betriebssystem, stoppt der Installationsprozess und es kommt eine Fehlermeldung.

Heißt das, Sie können von nun an nicht mehr mit Unternehmen online arbeiten oder sind gezwungen, ihr Betriebssystem auf eine aktuellere Variante zu heben? Keineswegs!

Die Lösung ist der Smartlogin- eine mobile, ortsunabhängige Login-Variante, welche weder ein Sicherheitspaket benötigt, noch persönlichen Präferenzen hinsichtlich eines Betriebssystems hat. Ein weiterer schöner Nebeneffekt ist, dass wir den Smartlogin mit unserer Kanzlei-App verbinden und Sie so Belege auch von unterwegs bequem und sicher direkt in Ihr Unternehmen online senden können.

Sollten Sie also, beispielsweise auf Grund ihrer genutzten Praxissoftware, weiterhin auf Windows 7 angewiesen sein, sprechen Sie uns an- Wir finden eine Lösung!

Übrigens: Sie können mit Unternehmen online ebenfalls wunderbar arbeiten, wenn Sie als Betriebssystem Mac nutzen- auch hier ist der Smartlogin das Mittel der Wahl.

Aus derzeitiger Erfahrung möchten wir Ihnen darüber hinaus noch einen kurzen Hinweis geben:

Wenn Sie das Sicherheitspaket auf ihrem Arbeitsplatz installiert haben, finden Sie in der Regel auf ihrem Desktop das Icon zum Start von Unternehmen online. Wenn Sie das Programm über die Verknüpfung öffnen, war es bisher so, dass die Login-Seite zu Unternehmen online automatisch im Internetexplorer geöffnet wurde. Derzeit beobachten wir das Phänomen, dass hier nun plötzlich Firefox als Browser geöffnet wird. Da Firefox und Unternehmen online jedoch nicht kompatibel sind, kommt es dann bei dem Versuch der Anmeldung zu einer Fehlermeldung „Fehlerhafte Authentifizierung“. Sollten also auch Sie (z.B. nach erfolgreichem Update des Sicherheitspaketes) diese Meldung erhalten, überprüfen Sie bitte, welcher Browser geöffnet wurde und wechseln Sie gegebenenfalls in den Internetexplorer oder Chrome-Browser. Wenn Sie dann dort oben in die Browserleiste „duo.datev.de“ eingeben, gelangen Sie wie gewohnt auf die Login-Seite von Unternehmen online.

Wie immer gilt:

Sollten Sie Fragen haben, so stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung!

 

Diesen Monat für Sie entworfen:

Sebastian Haidn
Key Account Manager Digitalisierung
Sebastian.Haidn @dr-schauer.de

 

 

 

 

Michaela Pollak
Key Account Manager Digitalisierung
Michaela.Pollak @dr-schauer.de

 

 

 

 


 

„Alles was digitalisiert werden kann, wird digitalisiert.“

Diese These wurde in den letzten Wochen überraschend schnell Realität. Was ab Mitte des 18. Jahrhunderts die industrielle Revolution war, erleben wir nun in Form einer „digitalen Revolution“.

Wenn die Firmen in der digitalen Welt ähnlich gute Erfolge erzielen wie bei der Präsenz auf Messen und Ausstellungen, warum sollten sie in die teuren Messehallen zurückkehren?

Wenn sich das digitale Einkaufen bewährt und im Vergleich zum Shopping vor Ort keine nennenswerten Mehrkosten verursacht, warum sollte man noch nach draußen gehen?

Wenn die Beschäftigten im Home Office ähnlich produktiv arbeiten wie im Büro, hierbei aber entspannter und kreativer sind, warum sollte man sie zurückholen?

Und wenn es Wege gibt, wie Sie Ihre Buchhaltung und Ihre Belege einfach, geordnet und ohne großen Aufwand uns digital zukommen lassen können, warum sollten Sie diese dann nicht nutzen sondern Belege im alten – womöglich mit Bakterien und Viren befallenen- Pendelordner ablegen, um diesen dann aufwändig jedes Mal auf dem Postweg uns zukommen zu lassen?

Verstehen Sie uns nicht falsch, das System des guten alten Pendelordners funktioniert, hat jedoch zum Beispiel den Nachteil, dass die Belege zwischenzeitlich nicht im Unternehmen zur Verfügung stehen. Umgekehrt können wir Auskünfte über wirtschaftliche Daten immer erst mit Verzögerung geben. Wenn dann auch noch ein Beleg nicht im Ordner seinen Weg zu uns gefunden hat, sondern beispielsweise einsam und vergessen in einer Schublade liegt, beginnt die große Suche.

Die Digitale Transformation schreitet nicht nur in den Unternehmen, sondern auch in unserer Gesellschaft unaufhaltsam voran (auch durch die Ausnahmesituation Corona) und wird laufend immer mehr und mehr zum Normalfall. Selbstverständlich ist ein persönliches Gespräch durch nichts zu ersetzen, jedoch zeigt sich, dass gerade in Ausnahmesituationen die technischen Möglichkeiten wie IT-Fernwartung, Videotelefonie und digitale Belegübermittlung von großem Vorteil sind.

Nutzen Sie daher die innovativen Möglichkeiten, welche wir Ihnen in Zusammenarbeit mit DATEV sowie in Form unserer kanzleieignen App bieten und profitieren Sie von einer laufenden Buchführung Ihres Unternehmens – wir stehen Ihnen hierzu jederzeit gerne zur Verfügung.

Beste Grüße und bis bald!

Diesen Monat für Sie entworfen:

Sebastian Haidn
Key Account Manager Digitalisierung
Sebastian.Haidn @dr-schauer.de

 

 

 

 

Michaela Pollak
Key Account Manager Digitalisierung
Michaela.Pollak @dr-schauer.de

 

 

 

 


 

Was Goethe in seinem Werk Faust schon so treffend erkannte, musste nun auch die ApoBank bzw. deren Kunden bitter am eigenen Leib erfahren.

Der IT-Umzug der Apobank mit Avaloq lief katastrophal, das Finanz-Chaos beherrscht auch noch Wochen später die heilberuflichen Bankgeschäfte. Wurden systemische Mängel und Ausfälle seitens Ärzten und Apothekern kritisiert, kam auch häufiger durch, dass der Support zu wünschen übrig ließ – was möglicherweise der Überlastung geschuldet war.

Leider können auch wir derzeit nicht mehr tun, als Sie über unsere Erfahrungen auf dem Laufenden zu halten. An all den auftretenden Problemen wird unter Hochdruck gearbeitet, sowohl auf Seite der Bank, als auch auf Seite der in Mitleidenschaft gezogenen Drittanbieter wie DATEV.

Daher möchten wir für Sie noch einmal zusammenfassen, was zum jetzigen Stand gilt:

1. Zahlung per HBCI Pin/Tan-Verfahren- ApoTan+

Im Zuge der IT-Migration hat die ApoBank auch ihrer Tan-App ein neues Gewand gegeben. Die Kunden wurden darauf hingewiesen, ab dem 02. Juni die Apo Tan+ App zu nutzen. Nach anfänglichen Schwierigkeiten scheint diese nun für Einzelüberweisungen wieder zu funktionieren. Sollten Sie dennoch Schwierigkeiten haben, so kann es helfen, den HBCI-Nutzer in Unternehmen online zu löschen und neu zu initialisieren.

  • Bitte beachten Sie: Eine Ausführung von Sammelüberweisungen ist zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht möglich. Sie können jedoch die einzelnen Zahlungsträger anwählen und einen nach dem anderen überweisen.

 

2. Zahlungen per Begleitzettelverfahren als „Plan B“

Sollten Sie eine große Anzahl an Überweisungen in Unternehmen online haben oder Schwierigkeiten mit der ApoTan+ App, so kann die Zahlung per Begleitzettel eine gangbare Alternative darstellen. Hierfür wird der Datensatz der Zahlungen über das DATEV Rechenzentrum an die Bank übermittelt. Im nächsten Schritt lässt sich ein sog. Begleitzettel generieren, welcher dann unterschrieben und an die Bank gefaxt wird. Diese überprüft dann die Codierung des Datensatzes und des unterschriebenen Begleitzettels und führt die Zahlungen aus.

  • Bitte beachten Sie: In der Regel erheben Banken für die Ausführung von Zahlungen per Begleitzettel eine Gebühr (z.B. ApoBank: 5,-€ ). Dieses Freigabeverfahren ist somit nur sinnvoll, wenn eine größere Menge an Zahlungen mit einem Begleitzettel freigegeben wird oder keine andere Alternative besteht, eine dringende Zahlung zu tätigen. Die Faxnummer der ApoBank lautet: 0511 630 55 88.

 

3. Zahlung per EBICS-Verfahren

Bereits vor der großen Migration ihrer IT hat die ApoBank ein Schreiben versendet, in welchem die Umstellung und Handlungsbedarf bei der Nutzung des EBICS-Verfahrens mit Drittanbietern mitgeteilt wurde. Im Kontext zu DATEV genügt es hierbei, die neue EBICS-URL in den Stammdaten des jeweiligen EBICS-Nutzers in Unternehmen online zu hinterlegen; eine vollständige Neuinitialisierung ist nicht erforderlich

  • Bitte beachten Sie: Die neue URL lautet https://ebics.apobank.de . Sofern Sie zu den betroffenen Nutzern gehören und Hilfe benötigen, stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.

 

 

Sollten wir Neuigkeiten in Erfahrung bringen, so lassen wir es Sie wie immer schnellstmöglich wissen. Sollten Sie unsere Hilfe benötigen, so melden Sie sich jederzeit gerne bei uns.

Diesen Monat für Sie entworfen:

Sebastian Haidn
Key Account Manager Digitalisierung
Sebastian.Haidn@dr-schauer.de

 

 

 

 


Egal ob es um die Digitalisierung von Papierbelegen, Unternehmensrechnungen oder um die Löhne Ihrer Angestellten geht, mittels Unternehmen online können wir Ihnen auch jetzt im Homeoffice weiterhin unseren Service voll und ganz gewährleisten  – denn dank moderner Technik gibt es sehr viele Möglichkeiten, wie wir gemeinsam Ihre Buchhaltung einfach, sicher und zuverlässig auf dem Laufenden halten können !

 

Von Unternehmen online haben Sie sicherlich schon gehört, doch was ist Unternehmen online light?

Nun, genau genommen das gleiche wie Unternehmen online, nur (für den Moment) in abgespeckter Variante.

 

Hierbei bieten wir Ihnen innerhalb von 3 bis höchstens 5 Tagen, in dringenden Fällen sogar binnen eines Tages die Einrichtung von Unternehmen online an. Dank Fernwartungsprogramm und Telefon können wir Ihnen innerhalb von ca. 2 Stunden alles einrichten und erklären, was Sie wissen müssen, um Unternehmen online wenigstens in seiner Minimalform nutzen zu können- und wir Ihre Buchhaltung ohne Papierbelege gewährleisten können.

Selbstverständlich können sie im Nachgang auch die weiteren Funktionen von Unternehmen online nutzen, gerne auch mit unserer Hilfe und ausführlicher Einweisung. Bedingt durch die aktuelle Situation ist unser größtes Anliegen jedoch, bei all unseren Mandanten schnellstmöglich Handlungsfähigkeit zu gewährleisten.

Um hier all unsere Mandanten versorgen zu können, bitten wir Sie sich direkt an unserem Ansprechpartner Herr Sebastian Haidn, Key Account Manager Digitalisierung zu wenden. Auch wenn sich derzeit 100% der Kanzleimitarbeiter im Homeoffice befinden, können wir mittels Unternehmen online dennoch unseren Service für Sie zu 100% aufrechterhalten. Sie können jetzt direkt per Email mit unserem Ansprechpartner Sebastian Haidn, Key Account Manager Digitalisierung Kontakt aufnehmen: sebastian.haidn@dr-schauer.de.

Dieser wird sich dann schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung setzen, um weiterhin einen reibungslosen Datenaustausch zwischen Ihnen und uns zu ermöglichen. Sie können auch gerne unsere Zentrale, Tel. 08841 – 676970 anrufen um einen entsprechenden Telefontermin mit Herr Haidn zu vereinbaren, dort wird Ihr Anliegen direkt an unseren Experten weitergegeben.

Wir sind überzeugt davon, dass der Weg der Digitalisierung der Weg der Zukunft und mit vielen positiven Effekten verbunden ist. Wenn Sie sich nun fragen „Und wie würde das Ganze dann für mich aussehen?“ – sprechen Sie uns an.

Gerne helfen wir Ihnen bei der Analyse Ihrer bisherigen Abläufe, finden so gemeinsam Ihre persönlichen Vorteile von Unternehmen Online und stehen Ihnen ebenso während des gesamten Einrichtungsprozesses wie auch darüber hinaus mit Rat und Tat zu Seite.

Bleiben Sie gesund!

Diesen Monat für Sie entworfen:

Sebastian Haidn
Key Account Manager Digitalisierung
Sebastian.Haidn@dr-schauer.de

 

 

 

 


Aus aktuellem Anlass – Bitte beachten Sie:

1. Alles aktuell ?!

Sollte es beim Upload der Belege via Belegtransfer oder beim Login in die Benutzeroberfläche von Unternehmen online zu einer Fehlermeldung kommen, so überprüfen Sie bitte die derzeit installierte Version des Sicherheitspaketes sowie des Belegtransfers.

Die genutzte Version des Sicherheitspaketes finden Sie, wenn Sie mit dem Cursor der Maus am unteren rechten Rand des Bildschirmes über das Icon fahren. Steht dort eine Version kleiner 6.41, so empfiehlt sich ein Update. Sollten Sie das Sicherheitspaket kompakt nutzen können Sie dieses selbstständig durchführen. Bitte folgen Sie dafür einfach dem folgenden Link: https://www.datev.de/web/de/service/software-auslieferung/download-bereich/it-loesungen-und-security/sicherheitspaket-compact-v-6-41/?stat_Mparam=int_url_datev_sipacom

Wenn Sie das „große“ Sicherheitspaket in einer älteren Version haben (kleiner 6.5), so ist für das Update in der Regel die Hilfe eines  IT-Dienstleisters erforderlich.

Die genutzte Version des Belegtransfers finden Sie in der Programmleiste oben im geöffneten Fester des Belegtransfers („DATEV Belegtransfer V.3.x“). Die aktuelle, zur Nutzung benötigte Version lautet V.3.6. Sollten Sie eine niedrigere Version haben, so folgen Sie bitte dem aufgeführten Link um das Update durchzuführen: https://www.datev.de/web/de/service/software-auslieferung/download-bereich/betriebliches-rechnungswesen/belegtransfer/

Sollten die Probleme weiterhin auftreten, so beachten Sie bitte folgenden Hinweis der DATEV und wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator: Beachten Sie, dass es mit einem .NET-Framework Version 4.0 und kleiner zu Problemen kommen kann.

2. Mögliche Einschränkungen im Zahlungsverkehr

Sofern Sie den Zahlungsverkehr über Bank online nutzen, haben sie sicherlich schon folgenden Hinweis gesehen:

Die finale Umstellung des PIN/TAN-Verfahrens beginnt demnächst: Bankenseitige Einschränkungen kommen zum Tragen. Demnächst beginnt die stufenweise Freigabe der PSD2-konformen Schnittstelle (XS2A) für das PIN/TAN-Verfahren über finAPI. Details zur Freigabe werden laufend hier aktualisiert.Prüfen Sie schon vorab, was die erwarteten Einschränkungen bei Zahlungen und Kontoumsätzen für die Prozesse in Ihrem Unternehmen bedeuten.

Hintergrund ist folgender:

Zwar waren DATEV bzw. finAPI zum Stichtag im September im Stande, die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen neuen Vorgaben abzubilden, nicht jedoch die Banken. In der Folge blieben für Mandanten die Funktionen im Zahlungsverkehr mit mobilen Tan-Verfahren auch bei Migration zu finAPI unverändert (z.B. Ausführung v. Terminüberweisungen, Freigabe v. Sammelzahlungen mit einer einzigen Tan etc.).

Nun aber scheint auch die Bankenlandschaft diese völlig unerwartete, eigentlich seit September gültige  gesetzliche Anforderung endlich umsetzen und von der bisher genutzten finTS-Schnittstelle zur vorgeschriebenen XS2A Schnittstelle wechseln zu können. Das bedeutet: es wird zu von Bank zu Bank unterschiedlichen Einschränkungen kommen und in der Folge natürlich auch im Zahlungsverkehr per Unternehmen online. (EBICS bleibt weiterhin von alledem unberührt).

Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass der Funktionsumfang mit mobilen Tan-Verfahren bei Zahlung via Drittanbieter (DATEV) der gleiche sein MUSS wie im hauseigenen Onlinebanking. Oder anders: Wird in Unternehmen online zum Beispiel plötzlich für jeden einzelnen Zahlungsträger eine Tan gefordert, so darf das im Onlinebanking der Bank nicht anders sein.

Leider sind Aufrechterhaltung und Funktionseinschränkung  von Bank zu Bank völlig unterschiedlich. Eine Übersicht, ob Sie ggf. betroffen sind, finden Sie hier. Ansonsten wenden Sie sich zur Klärung bitte an Ihr Kreditinstitut.

Als weiterhin im Funktionsumfang uneingeschränkte Alternative bieten Banken auch das sog. EBICS-Verfahren an. Dieses funktioniert erfahrungsgemäß sehr zuverlässig auch mit Unternehmen online, verursacht jedoch bankenseitig in der Regel zusätzliche Kosten.

Für nähere Informationen und Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung!

Diesen Monat für Sie entworfen:

Sebastian Haidn
Key Account Manager Digitalisierung
Sebastian.Haidn@dr-schauer.de

 

 

 

 


„Vorsätze sind wie Aale: leicht zu fassen, aber schwer zu halten“.

(Klaus Müller, dt. Topmanager)

 

Oder, wie Goethe kurz und prägnant bemerkte:

„Gut ist der Vorsatz, aber die Erfüllung schwer“.

 

Diese und unzählige weitere Aussprüche fassen zusammen, was wir alle kennen: man nimmt sich vor, etwas zu ändern, etwas künftig besser oder zumindest anders zu machen….und genau dabei bleibt es dann auch – einem guten Vorsatz.

Besonders zum Jahreswechsel lässt sich dieses Phänomen gut beobachten:

Knapp ein Viertel der Deutschen wird sich vornehmen, dass es nun wirklich vorbei ist mit dem Rauchen, dem Alkohol oder dem fettigen Essen. Ab sofort wird mehr Sport gemacht, mehr gespart, mehr Zeit mit der Familie und weniger Zeit auf den sozialen Medien verbracht.

Das neue Jahr ist so gesehen ein unbeschriebenes Blatt, man startet bei null.

Diverse Studien zeigen jedoch deutlich, dass es mit dem Vorsatz alleine selten getan ist – das Geheimnis lautet: konkretisieren und priorisieren.

Setzen Sie sich also zum Beispiel nicht nur als Ziel, dass Sie ab sofort mehr Sport treiben, sondern, dass Sie ab sofort z.B. jeden Dienstag und Donnerstag ins Fitness Studio gehen.

 

Was das mit Ihrer Buchhaltung zu tun hat?

Nun, lassen Sie es mich Ihnen nachfolgend erläutern:

 Um Ihre Buchhaltung ordnungsgemäß darzustellen und alles, was sich steuerlich günstig für Sie auswirkt, berücksichtigen zu können, sind wir darauf angewiesen, dass Sie uns in regelmäßigen Abständen die relevanten Unterlagen zukommen lassen. Seinerzeit gängig und bis heute viel genutztes Mittel für diesen Zweck ist der Pendelordner- ein Ordner, der von Ihnen mit für die Buchhaltung relevanten Belegen befüllt und regelmäßig zwischen Ihnen und uns hin und her pendelt. Das System funktioniert, hat jedoch zum Beispiel den Nachteil, dass die Belege zwischenzeitlich nicht im Unternehmen zur Verfügung stehen und wir Auskünfte über wirtschaftliche Daten immer erst mit Verzögerung geben können. Wenn dann auch noch ein Beleg nicht im Ordner seinen Weg zu uns gefunden hat, sondern beispielsweise einsam und vergessen in einer Schublade liegt, beginnt die große Suche.

Doch das soll ab sofort der Vergangenheit angehören.

Dank moderner Technik gibt es neue Möglichkeiten, wie Sie Ihre persönliche Buchhaltung einfach, sicher und zuverlässig auf dem Laufenden halten können. Nutzen Sie die innovativen Möglichkeiten, welche wir Ihnen in Zusammenarbeit mit DATEV  bieten und profitieren Sie von einer laufenden Buchführung Ihres Unternehmens.

Wir sind überzeugt davon, dass der Weg der Digitalisierung der Weg der Zukunft und mit vielen positiven Effekten verbunden ist. Wenn Sie sich nun fragen „Und wie würde das Ganze dann für mich aussehen?“ – sprechen Sie uns an. Gerne helfen wir Ihnen bei der Analyse Ihrer bisherigen Abläufe, finden so gemeinsam Ihre persönlichen Vorteile von Unternehmen Online und stehen Ihnen ebenso während des gesamten Einrichtungsprozesses wie auch darüber hinaus mit Rat und Tat zu Seite.

Um also unseren vorherigen Vergleich an dieser Stelle noch einmal aufzugreifen: Nehmen Sie sich nicht nur vor, „es dieses Jahr nicht wieder so lange“ vor sich her zu schieben die steuerlich relevanten Belege an Ihren Sachbearbeiter zu übergeben. Treten Sie stattdessen mit uns in Kontakt und definieren Sie mit uns den Zeitpunkt, von dem an die Buchhaltung einfach und digital übermittelt werden soll- wir helfen Ihnen zumindest diesen Vorsatz auch in die Tat umzusetzen- und Sie haben fortan mehr Zeit für`s Fitnessstudio.

In diesem Sinne: Lassen Sie uns gemeinsam auf der digitalen Überholspur bleiben!

 

Diesen Monat für Sie entworfen:

Sebastian Haidn
Key Account Manager Digitalisierung
Sebastian.Haidn@dr-schauer.de

 

 

 

 


PSD2/ZAG: Großteil ist geschafft – abschließende Umstellung steht noch aus

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir möchten Sie über den aktuellen Stand zum Thema EU-Zahlungsdiensterichtlinie (PSD2/ZAG) informieren und einen Ausblick für das kommende Jahr geben.

Seit 14. September 2019 werden Zahlungsaufträge und Kontoumsätze in den DATEV-Programmen mit dem PIN/TAN-Verfahren ausschließlich über die finAPI GmbH übermittelt. DATEV hat die rechtlichen Vorgaben der BaFin (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht) damit fristgerecht umgesetzt. Ein wichtiger Schritt der PSD2-Umstellung ist also geschafft.

Bisherige Schnittstelle besteht vorerst weiter

Ursprünglich sollten die Banken zu diesem Zeitpunkt die neue PSD2-konforme Schnittstelle (XS2A) fertiggestellt haben. Da die Stabilität der neuen Schnittstelle seitens der Banken und der Drittanbieter noch nicht gegeben war, hat die BaFin im September den Banken und Drittanbietern (u. a. finAPI) erlaubt, die bisherige Schnittstelle (finTS) vorläufig weiter zu nutzen. Sie nutzen also weiterhin das Übermittlungsverfahren PIN/TAN über die bisherige finTS-Schnittstelle über unseren Partner finAPI GmbH.

Das bedeutet für Sie

Solange die Banken weiterhin die finTS-Schnittstelle für Drittanbieter zulassen, bestehen für Sie keine funktionalen Einschränkungen. Neu ist nur die starke Authentifizierung beim Holen von Kontoumsätzen. Erst wenn die Banken für die Drittanbieter ausschließlich die neue XS2A-Schnittstelle einführen, werden funktionale Einschränkungen spürbar (beispielsweise werden SEPA-Lastschriften eventuell nicht mehr unterstützt). Diese Einschränkungen werden von Bank zu Bank unterschiedlich sein. Informationen dazu finden Sie unter: www.datev.de/zag-banken

Aktuell besteht kein Handlungsbedarf – wir halten Sie auf dem Laufenden

DATEV steht aktuell in Abstimmung mit der BaFin, den Banken und finAPI. Sobald die Termine feststehen, wann die Banken ausschließlich die XS2A-Schnittstelle bei Drittanbietern einführen, informieren wir Sie rechtzeitig. Damit bleibt Ihnen die Zeit, zu prüfen, ob sich funktionale Einschränkungen auf Ihren Arbeitsablauf auswirken oder ob alternative Übermittlungsverfahren notwendig werden. Informationen dazu finden Sie unter: www.datev.de/zag

Die Umstellung auf die neue PSD2-konforme Schnittstelle (XS2A) wird von DATEV chargenweise erfolgen.

 

Wir freuen uns sehr, dass wir mit Ihnen gemeinsam die bisherigen Herausforderungen erfolgreich meistern konnten und freuen uns darauf auch nächstes Jahr mit Ihnen den Weg der digitalen Finanzbuchführung weiter beschreiten zu können. Bis dahin wünsche ich Ihnen von Herzen ein frohes und friedliches Weihnachtsfest und einen guten Start in ein neues, erfolgreiches Jahr.

Mit besten Grüßen,

Sebastian Haidn