Sehr geehrte Damen und Herren,

jeder kennt die Situation noch aus „vor Corona-Zeiten“. Man plant eine private Feier und überlegt, wer kommen soll. Aufgrund der Zu- und Absagen überlegt man dann was es zu essen geben soll und wieviel man an Getränken einplanen muss. Und dann kommt der Tag der Feier und von den eingeplanten 20 Gästen kommen nur 15, weil 5 Personen plötzlich krank geworden sind. Das Ende vom Lied? Ist doch egal, dann essen und trinken wir halt für die anderen mit.

Auch Unternehmen planen ihre Betriebsfeiern für die Beschäftigten auf ähnliche Art und Weise. Man plant eine Feier und fragt den Teilnahmewunsch in der Belegschaft ab. Beauftragt man einen Externen mit der Organisation und Durchführung der Betriebsfeier kalkuliert dieser die Ausgestaltung der Feier unter Beachtung der Zusagen. Auch bei Feiern im betrieblichen Bereich sind kurzfristige Absagen nicht ungewöhnlich.

Betriebsfeier = Arbeitslohn
Bei Betriebsfeiern bzw. Betriebsveranstaltungen steht jedoch anders als im privaten Bereich immer auch der Begriff der Entlohnung mit im Raum. Unter dem Aspekt kommt die den Arbeitgeber treffenden Gesamtkosten der Veranstaltung auch eine ganz andere Bedeutung zu, da diese seit jeher als eine feste Größe für die Berechnung eines möglichen geldwerten Vorteils gelten. Wobei sogenannte übliche Betriebsveranstaltungen nicht zu Arbeitslohn beim Arbeitnehmer führen, da sie – vor dem Hintergrund der Intention einer Betriebsfeier (Förderung des Gemeinsinns, Motivationsförderung) – im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers gewährt werden.
Als üblich gilt seit 2015 gesetzlich bestimmt für den Arbeitnehmer die Teilnahme an zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr, bei denen die Bruttoaufwendungen des Arbeitgebers den Betrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung (Freibetrag) und teilnehmenden Arbeitnehmer nicht übersteigen. Der den Betrag von 110 Euro übersteigende Betrag, gehört ebenso zum Arbeitslohn wie der auf den Arbeitnehmer, ab der dritten Betriebs-veranstaltung im Jahr, ohne Freibetrag entfallene Anteil. Eine anderweitige Aufteilung der Gesamtkosten auf die Teilnehmer, für die die Veranstaltung geplant war, sieht das Gesetz nicht vor.

Ermittlung Arbeitslohn je angemeldeter oder anwesender Person?
In dem aktuell vor dem BFH verhandelten Fall stand aber genau diese Frage im Raum. Ist bei der Ermittlung des auf den Arbeitnehmer entfallenden Anteils, auf die Anzahl der tatsächlich angemeldeten Arbeitnehmer oder der tatsächlich bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Arbeitnehmer abzustellen?

Im Streitfall plante der Arbeitgeber die Durchführung eines gemeinsamen Kochkurses („vier Stunden Erlebniskochen in toller Location inklusive Sektempfang, Kochunterlagen und Schürze“) als Weihnachtsfeier, zu dem er alle Betriebsangehörigen einlud. Insgesamt 27 der Arbeitnehmer sagten daraufhin ihre Teilnahme an dieser Betriebsveranstaltung zu. Dementsprechend meldete der Arbeitgeber bei der Auftragserteilung an den Veranstalter eine Teilnehmeranzahl von 27 Personen an, anhand derer die Veranstaltung kalkuliert wurde. Nach dem Konzept des Veranstalters konnte jeder der Teilnehmer im Rahmen des Kochkurses unbegrenzt viele Speisen und Getränke verzehren. An dem Kochkurs nahmen tatsächlich nur 25 Arbeitnehmer teil. Dies führte jedoch nicht zu einer Verminderung der veranschlagten Veranstaltungskosten, da der Veranstalter entsprechend der ursprünglich angemeldeten Teilnehmerzahl die Menge an benötigten Lebensmitteln und Getränken kalkuliert und diese bereitgestellt hatte.

Aus Sicht des Arbeitgebers seien Kosten, die auf die zwar angemeldeten, aber nicht teilnehmenden Arbeitnehmer entfielen – nicht Teil der Zuwendungen, weil die Feiernden keinen Vorteil durch die Absage ihrer beiden Kollegen gehabt hätten. Es könne nicht sein, dass Absagen von Kollegen anlässlich einer Betriebsveranstaltung steuerrechtlich zu Lasten der tatsächlich Feiernden gehen.

Aufteilung und Zuordnung der Kosten auf anwesende Personen!
Jetzt liegt das Urteil vor (BFH-Urteil vom 29.4.2021, VI R 31/18). Um es kurz zu machen, es bleibt alles beim Alten. Bei der Bewertung von Arbeitslohn anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind alle mit dieser in unmittelbarem Zusammenhang stehenden Aufwendungen des Arbeitgebers anzusetzen. Und zwar ungeachtet dessen, ob sie beim Arbeitnehmer einen Vorteil begründen können. Es besteht keine Rechtsgrundlage dafür, bestimmte einzelne Aufwendungen des Arbeitgebers aus der Bemessungsgrundlage auszuscheiden.

Die danach zu berücksichtigenden Bruttoaufwendungen (Gesamtkosten) des Arbeitgebers sind dann zu gleichen Teilen auf die bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Denn nur insoweit ist zu bewertender Arbeitslohn zugeflossen und als Arbeitslohn anzusetzen. Eine andere Zurechnungsgröße als die der teilnehmenden Arbeitnehmer und deren Begleitpersonen sieht das Gesetz nicht vor.

Eine Aufteilung der Gesamtkosten auf die angemeldeten/eingeladenen Teilnehmer und die Zurechnung des so ermittelten individuellen Vorteils auf die tatsächlich an der Betriebsveranstaltung teilnehmenden Arbeitnehmer/Begleitpersonen würde, so der BFH, dazu führen, dass nicht alle Aufwendungen des Arbeitgebers im Sinne der gesetzlichen Regelung als Arbeitslohn angesetzt würden, und damit dem dahingehenden Anliegen des Gesetzgebers zuwiderlaufen. Nicht teilnehmende Arbeitnehmer und Personen, die beim Arbeitgeber Kosten verursacht haben, mindern den anzusetzenden Wert der Zuwendung deshalb nicht.

Das Urteil ist im Streitfall zutreffend. Den Teilnehmern sind an dem fraglichen Kochkurs neben dem äußeren Rahmen – vier Stunden Erlebniskochen in toller Location inklusive Sektempfang, Kochunterlagen und Schürze – auch sämtliche für die Veranstaltung vorgesehenen Lebensmittel und Getränke angeboten worden. Dass der Einkauf für Lebensmittel und Getränke sich an dem ursprünglich erteilten Auftrag einer Veranstaltung für 27 Personen orientiert hat, ändert daran nichts. Denn bei allen Veranstaltungen, in denen Lebensmittel nicht in portionierten Mengen (z.B. in Büffetform) und Getränke ohne besondere Begrenzung (z.B. Flatrate) angeboten werden, muss der Veranstalter die Mengen unabhängig vom tatsächlichen Verzehr kalkulieren und bereithalten.
Es kommt nicht darauf an, dass der einzelne Teilnehmer Speisen und Getränke über- oder unterdurchschnittlich konsumiert. In Bezug auf die am Ende der Veranstaltung nicht konsumierten Lebensmittel und Getränke liegt demnach zumindest eine abstrakte Bereicherung der Teilnehmer vor. Würde man eine solche abstrakte Bereicherung unberücksichtigt lassen, müsste man für den umgekehrten Fall, dass die bereitgestellten Lebensmittel und Getränke für die individuellen Bedürfnisse der Teilnehmer nicht aus-gereicht hätten, einen Preisnachlass vorsehen, da das gedachte Ziel eines „all you can eat“ bzw. „all you can drink“ nicht erreicht werden konnte. Das ist realitätsfern und würde einer typisierenden Regelung im Massenverfahren Lohnsteuer zuwiderlaufen.

Eine Bitte in diesem Zusammenhang zum Schluss
Bitte setzen Sie uns, insbesondere unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Lohn-Team schnellstmöglich von der Durchführung einer Betriebsveranstaltung in Kenntnis – gerne auch vorab. Nur dann können wir eine entsprechende ordnungsgemäße Berücksichtigung in der Lohnabrechnung gewährleisten. Beispielsweise hängt eine mögliche Sozialversicherungsfreiheit vom Zeitpunkt der Pauschalversteuerung der Veranstaltung ab, welche hierfür bis spätestens Ende Februar des Folgejahres zu geschehen hat. Herzlichen Dank!

Gerne stehen wir Ihnen jederzeit für weitergehende Fragen zu diesem Thema zur Verfügung, wenden Sie sich hierfür gerne und jederzeit an uns! Über unsere Zentrale,
Tel. 08841 – 676970 wird Ihr Anliegen direkt an unsere Expertinnen und Experten weitergegeben.

Sprechen Sie uns gerne an und – bleiben Sie gesund!