Dipl.-Kfm.
Ralf Erich Schauer
Steuerberater, Partner
Fachberater für den Heilberufebereich (IFU/ISM gGmbH)
dr.schauer@dr-schauer.de

 

 


Weshalb sollten Arztpraxen, die bisher mit Schuhkarton, Pendelordner und Co. gearbeitet haben und in diesen Abläufen routiniert sind, genau diese Routine aufgeben und auf den „Digitalisierungszug“ aufspringen?

 

Dr. Schauer:

Natürlich sind Routinearbeiten auf den ersten Blick effizient – man ist eingespielt, man hat einen gewohnten Ablauf und vielleicht sogar das Gefühl, effizient darin zu sein. Eine Umstellung bedeutet immer, etwas Neues zu erlernen. Das ist mit Aufwand verbunden, in der Zeit könnte man natürlich auch seinem Tagesgeschäft nachkommen und alles so lassen, wie es ist. Praxisinhaber sollten aber in dem Fall umdenken – was ist, wenn das, wovon ich denke, dass es gut funktioniert, noch besser funktionieren könnte?

Mit der Digitalisierung von administrativen Aufgaben, beispielsweise die Buchhaltung, Personalverwaltung oder die Steuererklärung kann eine Ärztin oder ein Arzt auch sehr viel an Bürokratie abgeben und sich um Dinge kümmern, die ihr oder ihm am Herzen liegen – zum Beispiel die Patienten.

 

Beim Thema Digitalisierung denkt man mittlerweile sofort an Datenschutz: Wie sicher ist die Digitalisierung und was genau kann ich mir – als Arzt – darunter vorstellen? Das „einfache“ Einscannen und Abspeichern auf meiner Festplatte reicht in dem Fall wohl nicht aus, oder?

 

Dr. Schauer:

Nein, je nach Software-Ausstattung in der Praxis könnte man diese Handhabung sogar als grob fahrlässig bezeichnen. Wir arbeiten in unserer Kanzlei mit DATEV Unternehmen online und konnten in den vielen Jahren bereits sehr viele – gute – Erfahrungen damit machen, es gibt natürlich auch andere Software, wie beispielsweise lexoffice von Lexware. Je nach Vorliebe der Mandanten, sollten sie sich bereits mit dem Thema auseinander gesetzt haben. Steuerberatungskanzleien, die die Vorteile der Digitalisierung bereits nutzen, kann man in dem Fall als Backoffice der Ärzte betrachten. Beispielsweise in der DATEV-Cloud wird die Arztpraxis nahezu komplett abgebildet – Auskunftssystem über das Personal, die Buchhaltung und die Steuererklärung an nur einem Ort mit nur einem sicheren Zugang.

 

Sicherer Zugang bedeutet in dem Fall?

 

Dr. Schauer:

Die Mandanten, die Unternehmen online nutzen, bekommen vorab eine DATEV-„Ausstattung“ zugeschickt: USB-Port, Anleitung, PIN. Die Installation wird von Servicetechnikern – diese müssen DATEV-Kooperationspartner sein – per Fernwartung übernommen. Die Schnittstellen der DATEV-Anwendungen verfügen über viele „Sicherheitsmodule“, weshalb natürlich auch einige Anforderungen an die Dateiformatierung bestehen. Der Zugang zur Cloud erfolgt über das Internet, auch diese Schnittstelle wird sozusagen von der DATEV vorgegeben – bei Mozilla-Nutzern beispielsweise öffnet Unternehmen online automatisch den Internet Explorer zur Kommunikation mit der Cloud. Es gibt also strenge Vorgaben im „Hintergrund“ für die DS-GVO-konforme Anwendung.

 

Welche Vorteile bietet die Nutzung speziell für Ärztinnen und Ärzte?

 

Dr. Schauer:

Gerade für Arztpraxen ist die Anwendung vorteilhaft, weil sie ermöglicht, die von der Finanzverwaltung geforderten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) einzuhalten. Belege werden zeitnah unveränderbar und elektronisch erfasst. Mit dem integrierten Kassenbuch können Kassenminusbestände, die es in einer Barkasse eben nicht geben kann, aber bei Arztbuchführungen wegen der oft fehlenden Buchhaltungskenntnisse nicht auszuschließen sind, vermieden werden. Bei einer Betriebsprüfung können so Hinzuschätzungen zum Gewinn aufgrund eines Verstoßes gegen die GoBD umgangen werden.

Praxisinhaber können also, um zu prüfen, wie sich ihre Praxiskennzahlen entwickeln, die monatliche BWA über Unternehmen online heranziehen. Durch das spezielle BWA-Schema für Ärzte erhalten die Mandanten ein umfassendes Bild der wichtigsten Praxiskennzahlen. Als Beispiel: Wenn Sie – als Arzt – die Veränderung der Personalkosten und Erträge interessiert, wenn Sie das eigene Labor aufgeben, zeigen wir Ihnen – als Ihre Steuerberater – Übersichtsauswertungen der entsprechenden Branchenstruktur. Das und mehr ist über eine solche Software möglich.

 

Wenn nun diese ganzen Abläufe digitalisiert vonstattengehen, bleibt dabei nicht der Arzt-Steuerberater-Kontakt, durch beispielsweise den fehlenden monatlichen Besuch zur Übergabe des Pendelordners, auf der Strecke?

 

Dr. Schauer:

Könnte man im ersten Moment meinen, das Gegenteil ist allerdings der Fall. Durch diese Abläufe verläuft auch der Kontakt zwischen uns und unseren Mandanten ganz anders ab. Man sollte hier die Chance sehen, in Mandantenbeziehungen durch den unkomplizierten digitalen Austausch, zu intensivieren und diese auszubauen. Schließlich ergeben sich durch das schnellere Bereitstellen von Informationen und Unterlagen mehr Anknüpfungspunkte für den persönlichen Austausch.

Hinzu kommt, dass insbesondere die Erwartungshaltung der jüngeren Mandanten dem Status quo der heutigen IT-Infrastruktur entspricht und eine digitale und automatisierte Betreuung nahezu unerlässlich macht. Auch inhaltlich verändert sich die Beratung, da vermehrt Handlungsempfehlungen bzgl. der digitalen Unternehmenstransformation nachgefragt werden.

 

Müssen Praxisinhaber befürchten „allein im Regen“ zu stehen, wenn eine Umstellung erfolgt ist?

 

Dr. Schauer:

Zumindest nicht, wenn es unsere Mandanten sind. Scherz beiseite, für Mandanten, die Unternehmen online, oder auch lexoffice nutzen, bedeutet es nicht nur, Prozesse zu optimieren. Man setzt sich ganz anders mit seinen Unterlagen auseinander. Praxisinhaber haben, wie bereits erklärt, uneingeschränkten Zugriff auf ihre Dokumente – per Klick, ohne langes Suchen. Man könnte es mit Patienten vergleichen, die in Zukunft Einblick in ihre elektronische Patientenakte haben.

Erfahrungsgemäß – und auch wissenschaftlich bewiesen ist es doch so: Stellt man Informationen benutzerfreundlich zur Verfügung, ist die Wahrscheinlichkeit auch um einiges höher, dass man sich mit der Information intensiver auseinander setzt – und wenn es nur darum geht, fundiert mitsprechen zu können. Auf technischer Seite stehen den Mandanten Servicetechniker der DATEV-Kooperationspartner zur Verfügung und natürlich die Sachbearbeiter der Steuerberater.

Man muss sich also nicht mit technischen Herausforderungen konfrontiert sehen.

 

Also, auf den Digitalisierungszug aufspringen?

 

Dr. Schauer:

Unbedingt – Arztpraxen unterliegen einem umfassenden Strukturwandel, der nicht nur vom Gesetzgeber vorgeschrieben wird, auch Patienten erwarten mittlerweile „mehr“ von ihrem Arzt: Kenntnisse über diverse Gesundheits- Apps, die in Zukunft ja auch verschrieben werden können, die Sicherheit und das Vertrauen darauf, dass Patienteninformationen geschützt werden und dass Abläufe und Auswertungen modern, effizient und transparent für Patienten sind. Genau diese Ansprüche von Patienten an die betreuende Arztpraxis sollten unbedingt auch als Ansprüche der Praxisinhaber an ihre eigene IT-Ausstattung gelten.

Wir als Steuerberater müssen dafür den Grundstein legen – mit umfassender Beratung, Umsetzungsantrieb, Begleiter und im besten Fall auch als Vorreiter der Digitalisierung – dann können alle davon profitieren.

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